Сотрудники некоммерческих организаций часто не обращаются за помощью к IT-специалистам, потому что не знают, как правильно описать им свой запрос. IT-специалисты неохотно откликаются на задачи с невнятным или неполным описанием, даже если хотят помочь НКО.
Лена Закирова, координатор волонтерских программ Теплицы, разобралась в проблеме и поняла, как помочь командам некоммерческим организациям. Она узнала у разработчиков и дизайнеров, как выглядят понятные описания задач, на которые они готовы откликнуться. И собрала пять примеров, которые помогут вам поставить задачу специалистам на платформе IT-волонтер.
1. Нужно разработать мерч
Процесс создания мерча (продукции с определенной символикой) может занять достаточно много времени, иногда до двух недель. На сроки влияет то, сколько и каких макетов надо сделать. Макеты могут понадобиться для кепок, ручек, браслетов, футболок и другой одежды. Поэтому если вы поставите сроки 1-3 дня, то, скорее всего, мало кто откликнется на такую задачу. Ставьте специалистам реальные сроки — от 7 до 14 дней.
Чем поможет специалист
Диана Сар, дизайнер и IT-волонтер, уверена, что без помощи дизайнера в такой задаче не обойтись. Нужно не только придумать дизайн, но и подготовить макеты к печати. Поэтому иногда командам НКО требуется помощь в поиске типографии или консультация по возникающим техническим вопросам. В целом дизайнер поможет продумать и спланировать весь процесс создания — от идеи до печати.
Делать мерч нужно, с одной стороны, заранее, потому что процесс создания и печати может занять от одной до двух недель. С другой стороны, необходимость в нем возникает тогда, когда появляется идея какой-либо кампании.
По словам дизайнера, мерч — хорошее решение для многих задач НКО. Он помогает объединить сторонников, дает им ощущение сопричастности к чему-то важному. Диана Сар напоминает, что мерч также можно использовать и для того, чтобы поблагодарить людей за оказанную поддержку. Если вы планируете сбор средств на краудфандинговой платформе, то мерч выручит вас и в этой задаче — его можно будет использовать в качестве вознаграждения.
Как составить задачу
Диана Сар привела пример описания задачи по созданию мерча. Он основан на ее опыте работы с экологическим проектом. Такое описание поможет дизайнеру лучше понять ваш запрос:
«Мы занимаемся защитой экологии озера Байкал, в конце августа планируем акцию, для участников которой нам нужны футболки и браслеты с мерчем фонда. Нужно разработать один-два варианта. Нам нравится минималистичный дизайн, возможно даже сделать черно-белый вариант. Мерч должен вызывать желание стать частью команды по спасению этого уникального озера. Прикрепляем варианты изображений для примера, которые, как мы считаем, нам подходят. Будем рады любым интересным идеям. Вот наш сайт и соцсети».
Если вы планируете какие-нибудь акции, подумайте, возможно, вам полезно будет разработать свой мерч. Если решились на его создание, поставьте задачу специалистам на платформе IT-волонтер, использовав как шаблон описание выше.
2. Нужно запустить фандрайзинг на сайте
Команды некоммерческих организаций все чаще собирают пожертвования онлайн, особенно этот процесс ускорила пандемия. При запуске фандрайзинга на сайте возникают типичные вопросы: как работать с операторами платежных систем, как запустить рекуррентную кампанию, как работать с техническими ошибками и вести коммуникацию с донорами.
Решить такие задачи помогает плагин для сбора пожертвований «Лейка». Он прост в установке и работе, но иногда сотрудники НКО сталкиваются с трудностями в его настройке. В таких случаях можно обратиться к специалистам.
Чем поможет специалист
Айнур Анваров, разработчик и IT-волонтер, перечислил основные сложности, которые могут возникнуть у тех, кто работает с плагином «Лейка» первый раз. Например, пользователи могут не понимать, как и куда приходят платежи, или не разобраться с дополнительными настройками и подключением платежной системы. Часто сотрудникам НКО требуется подсказка, для чего нужны кампании (постоянные и срочные), как их создавать, как отобразить виджет на сайте, карточку компании и «градусник».
Cпециалист проконсультирует вас и поможет выбрать платежного оператора. Потом настроит плагин и кампании, все протестирует, а также проведет небольшое обучение.
По опыту Айнура, в среднем организация фандрайзинга через сайт занимает 2-5 дней. Сроки зависят от процесса заключения договора с платежным агрегатором. Еще несколько дней займет обучение работе с плагином.
Специалист расскажет, как дальше пользоваться плагином, смотреть статистику по платежам, самостоятельно создавать и закрывать сборы (кампании). Также специалист покажет, как сделать отписку от рекуррентного платежа для конкретного человека, как изменить вид компании или шаблоны писем.
Как составить задачу
В целом, специалист, который запускает фандрайзинг, должен будет выполнить следующие действия:
- заполнить данные об организации;
- создать и настроить кампанию (сбор) и виджет для ее отображения;
- помочь в коммуникациях с платежным оператором;
- настроить благодарственные письма и рассылки;
- настроить рекуррентные платежи;
- включить личные кабинеты пользователей;
- вывести виджет или страницу с кампанией в определенном месте сайта;
- настроить кнопки «Пожертвовать» на странице кампании;
- изменить цвета текста и фона карточки кампании.
Вы можете попросить специалиста сделать одну из таких задач или договориться о полном сопровождении и обучении. Исходя из вашего запроса, описание задачи может быть таким:
«Наша организация планирует собирать электронные пожертвования через сайт (дать ссылку). Сайт на WordPress. Мы знакомы с работой «Лейки» и хотим использовать ее у себя на сайте. Это первая установка «Лейки», поэтому нам нужна помощь специалиста в установке, основных настройках, в создании кампаний. Также нужна консультация по выбору платежных операторов, тестирование платежей и обучение по дальнейшей работе с плагином».
3. Нужно перевести сайт на WordPress
Две частые ситуации, в которых команды НКО задумываются о том, чтобы перенести свой сайт на WordPress. Первая — начинает не хватать функционала действующего сайта, созданного на одном из конструкторов, или добавить новые функции нельзя, потому что сайт самописный.
Каких именно функций? По опыту разработчика и IT-волонтера Александра Гусева, чаще всего у НКО возникает желание привязать к сайту прием пожертвований (например, установить плагин «Лейка»). На некоторых конструкторах сайтов такого расширенного функционала нет.
Вторая ситуация, по наблюдениям Александра, возникает, когда в некоммерческой организации долгое время с сайтом работает один человек. Если он увольняется, часто никто из сотрудников не готов взять на себя задачи по поддержке и развитию сайта, со старым сайтом сложно работать.
Тогда встает вопрос о том, чтобы сделать новый сайт и поменять движок. И наверняка они посоветуются с коллегами из других НКО, и те предложат им WordPress. Часто именно так принимается решение перейти на WordPress.
Самостоятельно перенести сайт сложно по ряду причин. В первую очередь, может мешать отсутствие знаний о переносе сайта с одной системы управления на другую. Еще надо смотреть на объем сайта и информации для переноса. По словам Александра, сложнее всего переносить сайты, которые работают много лет, на которых много информации в разрозненных разделах. Тогда дополнительно нужно упорядочить разделы на WordPress.
Что поможет специалист
В первую очередь, специалист поможет в технической части переноса: подберет плагины, протестирует их, оценит, что можно перенести автоматически, а что придется вручную. После переноса проведет консультацию по пользованию WordPress. Для начала работы вам нужно предоставить специалисту доступы к сайту, разрешения, пароли.
Сколько времени уйдет на перенос, зависит от объема сайта. На перенос небольшого сайта с главной страницей, 3-4 внутренними страницами и десятью новостями потребуется 3-4 дня. В эти сроки входит развертывание чистого сайта на WordPress и перенос контента.
Как составить задачу
Александр подчеркивает, что в задаче важно описать, хотя бы примерно, какой объем вашего сайта нужно перенести, и нужно ли перенести весь сайт или только его часть. Если сайт состоит из 100 страниц, разделов, подразделов, не обязательно переносить весь сайт, достаточно перенести главную страницу и десять свежих новостей. Это в разы упрощает задачу. И это важно описать. Задача может быть составлена так:
«Нашей организации нужно перенести действующий сайт на WordPress (указать ссылку). Сейчас сайт работает на такой-то системе. Мы хотим перенести сайт со всем контентом, но сохранить его структуру и разделы. Примерный объем сайта — 100 страниц, 5 разделов и 15 подразделов. Крайний срок — через 4 недели».
Александр рекомендует обязательно указывать, на какой системе работает сайт. Специалисту легче принять решение о помощи и откликнуться, если сайт работает на одном из популярных конструкторов (например, Tilda, Wix). Если сайт самописный, то многие волонтеры откажутся, так как это потенциально увеличивает срок выполнения задачи. Для конструкторов уже есть стандартные решения (например, плагины для миграции контента), а для самописных сайтов многое придется делать вручную. Комфортный срок для специалиста — от пары недель до месяца.
4. Нужно оформить благодарственное письмо
Оформление благодарственного письма несложная задача, в отличие, например, от разработки дизайна сувенирной продукции. Но и здесь есть свои нюансы. Задуматься над созданием благодарственного письма желательно сразу после создания организации. Оно вам пригодится сразу, как только появятся первые люди или проекты, которые захотят вас поддержать.
Если у фонда есть фирменный стиль, брендбук или хотя бы логотип, дизайнер может сделать стиль для благодарственного письма за один день. Но в целом стоит запланировать на решение задачи 3-5 дней, потому что у волонтеров есть основная работа, а вашей задачей они будут заниматься в свое свободное время.
Чем поможет специалист
Специалист сделает письмо красивым, удобным и соответствующим стилю, цвету и логотипу вашей организации. Подберет правильную композицию и поможет вам определиться с общим дизайном макета. Как итог работы — готовый стиль в текстовом или редактируемом файле. Такой файл упростит вам работу, так вам останется только менять данные. И можно печатать письмо или рассылать его в электронном виде. Если сотрудники фонда не знают, как заполнять или в каком формате лучше сохранять письма, волонтер поможет и объяснит.
По наблюдениям IT-волонтера Дианы Сар, многие специалисты, помогающие НКО в решении простых задач, как правило, ничего не просят взамен. Однако для того чтобы специалист почувствовал себя причастным к добрым делам, можно отправить благодарственное письмо — это простой, но очень приятный жест.
Знаю по себе, что желание откликаться на повторные задачи и просьбы фонда, который присылал такие письма, гораздо больше, чем если его не было.
Некоммерческая организация может выбрать, в каком виде выслать благодарственное письмо — в распечатанном или электронном.
Как составить задачу
Диана предлагает сотрудникам некоммерческих проектов использовать такое описание задачи:
«Нашей организации нужен стиль благодарственного письма. Мы хотим, чтобы сотрудники могли самостоятельно менять информацию в нем. У нас есть логотип и фирменные цвета (вышлем откликнувшемуся волонтеру). Наша организация помогает семьям в сложных жизненных ситуациях, вот наш сайт и ссылка на соцсети».
5. Нужно проверить безопасность сайта
Если вы открываете свой сайт и видите непонятные символы и картинки, которых раньше не было. Или сталкиваетесь с другими неполадками, например, не отправляется почта, потому что с вашего адреса делались массовые рассылки, вам нужно проверить сайт на безопасность.
В решении такой задачи вам поможет либо опытный разработчик, специалист по созданию сайта, либо специалист в области цифровой безопасности. Он проверит сайт на вирусы, нежелательные скрипты, при необходимости их удалит, отследит другие неполадки, обновит плагины и виджеты.
Чем поможет специалист
По словам разработчика Александра Гусева, бывают случаи, когда люди просят почистить сайт от вирусов. Им либо приходило сообщение от хостинг-провайдера, либо они сами замечали, что на сайте исполняются «левые скрипты».
Специалисту для проверки сайта нужен доступ к вашему сайту и хостингу. Он проверит, какие используются версии программ, виджетов или плагинов (часто — устаревшие). И начнет чистку сайта: сначала сделает резервную копию, затем обновит движок и все плагины. Потом удалит (именно удалит, а не отключит) программы, которые уже не нужны.
Для решения этой задачи вам точно нужна помощь специалиста, так как здесь требуется техническая подготовка и понимание того, что именно надо сделать. И это дело не быстрое.
Что именно сделает специалист, зависит от того, насколько замусорены страницы, и нужно ли чистить код сайта. По опыту Александра, в некоторых случаях владельцам небольших сайтов предложат удалить сайт и создать новый. По времени это может быть в несколько раз быстрей, чем чистить существующий сайт. В целом проверка и чистка сайта займет от недели до двух. Сроки зависят от степени поражения сайта.
Александр также рекомендует прочитать его статью о том, как выстроить оборону сайта.
Как составить задачу
В задаче нужно написать, что вам требуется починить сайт, потому что на нем что-то не работает или работает не так как нужно (что именно, как вы это определили). Также надо дать ссылку на страницу, где специалист может отследить неполадки. Так вы поможете волонтеру быстрее сориентироваться в своих силах, понять, сколько времени займет эта работа и какие навыки потребуются.
По словам Александра, бывает, что в задачах не пишут, что именно не работает, или дают только адрес главной страницы. Специалист заходит на сайт и ничего подозрительного не находит. А оказывается, что неполадки можно найти на одной запрятанной внутренней странице.
Как найти специалиста-помощника
Итак, вы знаете, с какой именно задачей вам нужна помощь. И уже представляете, как ее описать, чтобы откликнулись специалисты. Какие ваши следующие действия? Опубликуйте задачу на платформе IT-волонтер. При создании задачи ориентируйтесь на опыт IT-специалистов: они давно работают с некоммерческими проектами и знают, на каких шагах и почему возникают сложности.
Выбирайте задачу, в которой вам нужна помощь специалиста, копируйте описание и оставляйте в качестве задачи на платформе IT-волонтер. Специалисты охотнее откликаются на хорошо и понятно описанные задачи.
Если вам нужна помощь в составлении описания, не знаете, как сформулировать запрос или к какому специалисту обратиться, пишите Лене Закировой, [email protected].