Не цифрой единой жив человек. Множество документов оседает в виде распечаток и хранится в бумажных архивах. Это происходит и дома, и в офисе. Иногда бумажные документы надо уничтожать. Надежным способом, без возможности восстановления.
Когда это нужно
В определенных случаях хранить документы предписывает закон. Например, первичную бухгалтерскую документацию (банковские документы, накладные, авансовые отчеты и др.) нужно хранить не менее пяти лет по завершении отчетного года. Бывает, что доноры просят некоммерческие организации хранить отчетность на случай аудита. Но наступает срок – эти документы теряют актуальность. От них пора избавляться.
Бумага занимает место в тесном офисе. На полках шкафов и стеллажей пылятся многочисленные папки. Они набиты позапрошлогодними обращениями граждан, чьи дела уже разрешены. В них хранятся ответы государственных органов, которые давно отсканированы. Отдельный конверт наполнен истекшими гарантийными талонами. Черновики и копии создают неразбериху. А еще записи, сделанные вручную. А еще анкеты, визитные карточки, конверты с именами, адресами и датами…
Хранение бумажных документов создает дополнительные риски. Бумагу нельзя надежно зашифровать и положить в «облако». Максимум, что вы можете с ней сделать, – спрятать в старомодный сейф и запереть на ключ. Такой сейф есть лишь у небольшого числа организаций, которые я посещал. И он точно не в состоянии вместить все важные бумаги. А ключ вполне могут потребовать правоохранительные органы – и попробуй откажи.
Иногда есть смысл избавиться от важных документов после сканирования. Зачем хранить бумагу, если вы перешли «на цифру»? Электронные материалы гораздо проще защитить, чем бумажные.
Может, просто выбросить их? Увы, часто в таких бумагах содержатся персональные данные. Их предписано не выбрасывать, а уничтожать (например, по достижении цели обработки). Некоторые данные могут заинтересовать злоумышленников. Так, по выброшенному черновику налоговой декларации или чеку на дорогой ноутбук можно предположить, что у владельца водятся деньги. Значит, в его доме есть чем поживиться. Ксерокопию страниц паспорта злодей может использовать в онлайн-мошенничестве.
Есть и этический момент. Вряд ли кому-то понравится, если его частная переписка, зарплатная ведомость или визитная карточка окажутся под ногами посторонних людей или будут летать по району, подгоняемые ветром.
Почему трудно избавляться от бумаг
Первая причина – организационная. Даже если бумаги сложены в одном шкафу, они не всегда отсортированы по значимости. Давно пора «разобрать всю эту проклятую кучу», но на это нужно выделить время, которого нет.
Вторая причина – психологическая. Много бумаг – как много вещей: ощущение, что у нас есть «запасы». Знание, что ничто ценное нами не потеряно. Наконец, мало ли что случится с компьютером, внешним диском, облачным хранилищем. А бумага – вот она, «твердая копия», под рукой.
Третья причина – техническая. Вы когда-нибудь пробовали быстро и надежно уничтожить пачку бумаги в домашних условиях? Разжечь на заднем дворе костер? Всякий, кто пробовал сжигать в обычном костре (не в паровозной топке) большое количество бумаги, знает, какая это долгая и грязная работа.
Политика безопасности
Возможно, лучший сценарий для организации или редакции СМИ – иметь политику безопасности. Такую, в которой есть ответы как минимум на следующие ключевые вопросы.
- Какая информация самая важная? От какой информации при необходимости нужно избавляться надежным способом? Какую можно просто выбросить в корзину?
- При каких условиях и каким способом нужно удалять важную информацию? Кто это обязан и имеет право делать?
Если у вас в команде нет такой политики, задумайтесь о том, чтобы ее создать. Она поможет снимать организационные вопросы и экономить время.
Что такое шредер
Шредер – физический уничтожитель носителей данных, в нашем случае – бумаг.
Принцип действия обычного, самого распространенного шредера прост. Внутри устройства находятся вращающиеся ножи. Пользователь опускает бумагу в приемную щель. Ножи режут бумажные листы на фрагменты – полоски или кусочки. Бумажные обрезки попадают в специальную емкость. Оттуда их можно вынести на помойку.
Существуют ручные шредеры. Как правило, такие устройства работают от обычной сети 220 В. Бывают и резаки на батарейках, и механические «шарманки» с ручками. Простой электрический шредер можно купить всего за 3-4 тысячи рублей. Цена солидных моделей для крупных офисов достигает нескольких десятков тысяч рублей. На сайтах Авито и Юла предлагается немало бывших в употреблении устройств.
Как выбрать шредер
Несколько важных параметров, которые я советую учитывать при выборе шредера.
- Питание от 220 В. Если только вы не собираетесь ограничивать себя удалением одного конверта в неделю (вряд ли тогда вообще нужен шредер).
- Перекрестная (поперечная) резка. Самые простые шредеры режут бумагу на тонкие полоски. Шредер с перекрестной резкой вдобавок кромсает полоски поперек. Бумага превращается в небольшие кусочки. Шансы любителей собирать паззлы уменьшаются.
- Размеры получаемых фрагментов. Производители любят термин «уровень секретности». Эти уровни описаны в стандарте DIN 66399. Для удаления конфиденциальных данных лучше ориентироваться на уровни секретности как минимум 3, а лучше 4. Чтобы сделать уверенный выбор, можно уточнить размер получаемых фрагментов. Например, 4х38 мм соответствует уровню 4.
- Объем корзины для бумажных обрезков. Тут выбор зависит от числа «приговоренных документов» и очереди к шредеру. В небольшом офисе при нечастом использовании может хватить 15-20 литров.
- Максимальное число уничтожаемых за один раз листов. Чем меньше, тем дольше возиться с бумагой. Мой старенький шредер «по паспорту» позволяет уничтожать 7 листов за раз. Увы, его ножи утратили былую остроту. Сегодня он способен «переварить» не более четырех листов обычной офисной бумаги.
- Возможность обрабатывать степлерные скобы. Снять скрепки можно быстро, а вытаскивать маленькие скобки не самое веселое занятие.
Советы по использованию шредера
Если вам все-таки достался шредер с резкой «только на полоски», опускайте в него бумагу так, чтобы ножи резали поперек напечатанного. Иначе устройство разрежет лист бумаги на отдельные строки, которые могут остаться читаемыми.
Ножи перекрестного шредера нужно регулярно смазывать маслом. В Интернете много инструкций и примеров, как это делать.
Не заталкивайте в шредер за один раз максимум, который указал производитель. Бумага чуть-чуть толще, не замеченная вкладка – и вот ваш шредер уже заглох и беспомощно мигает красным огоньком.
Скрепки, наклейки, пластиковые элементы лучше через шредер не пропускать. Из-за них ножи могут затупиться, а механизм засориться.
Если шредер по заявлениям производителя позволяет уничтожать компакт-диски, это следует воспринимать с приставкой «иногда», а не «сразу и много».
В целом шредер – простое и недорогое устройство. Он почти не требует ухода и ремонта. Если вы уже освоили способы надежного удаления цифровых данных, позаботьтесь о том, чтобы не оставлять «бумажные следы».