Вы привыкли работать в офисе, общаться с коллегами за чашкой чая и устраивать мозговые штурмы в переговорке. И ничто не предвещало, что вам придется срочно переводить команду на удаленную работу. К сожалению, никто не отменял форс-мажоры. Сейчас это эпидемия коронавируса, из-за которой компании по всему миру вынуждены отказываться от привычного темпа работы и находить новые решения для своей команды.
Существует огромное количество возможностей для удаленной работы. Онлайн-инструменты – мессенджеры, календари, облачные хранилища – отвечают всем основным задачам самых разных организаций. При этом, по данным опроса HeadHunter, 80% компаний не готовы обеспечить рабочие места вне офиса. У многих команд также нет опыта удаленной работы, и новые обстоятельства их пугают.
Бояться не стоит – эффективно работать, не находясь при этом в офисе, возможно. Журналист Теплицы Екатерина Ульянова собрала инструменты, которые помогут вам всегда быть на связи с коллегами и решать текущие задачи.
Почта
Самый привычный инструмент, который используют, наверное, все без исключения. Кажется очевидным, но мы советуем учитывать несколько моментов. Лучше всего пользоваться Gmail – возможность того, что кто-либо посторонний получит доступ к вашим данным, достаточно низка из-за того, что у сервиса не российская юрисдикция. Это особенно актуально, если вы гражданский активист или работаете с чувствительной информацией.
Важно также максимально обезопасить свою почту и настроить двухфакторную аутентификацию, только не по смс-сообщениям. Провайдеры мобильной связи потенциально имеют доступ к вашему номеру, и двухфакторная аутентификация, наоборот, становится фактором, снижающим безопасность почты. Поэтому стоит установить и настроить приложение Google Authenticator, которое будет генерировать специальный код каждый раз, когда вы будете входить в аккаунт на новом устройстве.
На Gmail можно завести и общий ящик организации. Сервис позволяет делегировать доступ к аккаунту, а значит, проверять письма и отвечать на них смогут несколько сотрудников. Как настроить делегированный доступ, смотрите в инструкции от Google. Не забудьте также установить приложение Gmail на свой телефон, чтобы оперативно получать письма и отвечать на них.
Мессенджеры и чаты
Мессенджеров существует огромное количество, вы можете выбрать тот, который будет удобен именно вашей организации. Команда Теплицы пользуется Slack, и мы хотим поделиться своим опытом. Это мессенджер, в котором, кроме вашей команды, больше никого нет. И это одно из основных преимуществ перед тем же Telegram. Никаких посторонних каналов и переписок, не имеющих отношения к работе. Следовательно, меньше информационного шума и шанса перепутать адресата, которому предназначалось сообщение.
В Slack можно не только вести личные переписки, но и завести общие каналы. Например, в канале по административным вопросам сообщать коллегам о своем графике работы, а в новостном канале делиться полезными ссылками, которые касаются работы вашей организации. Общаться в Slack можно и с помощью смайлов – достаточно просто отреагировать на сообщение, чтобы другие сотрудники поняли, что вы его увидели и приняли к сведению. Еще одна возможность – настройка RSS-потока, если вы хотите мониторить какие-либо информационные каналы.
В Slack есть все, что нужно для командной удаленной работы. Функции доступны в бесплатном тарифе. Но если вам понадобится расширенный функционал, по программе технологической поддержки НКО TeploDigital вы можете получить Slack также бесплатно или со скидкой 85%.
Менеджеры задач
Asana – это менеджер задач, который поможет вам организовать работу над различными проектами организации. С помощью сервиса можно создавать задачи, назначать их сотрудникам, определять срок выполнения, добавлять описание, ссылку или файл. Каждую задачу можно разбить на отдельные подзадачи, что позволяет еще более гибко осуществлять процесс планирования.
Сравнить каждую задачу в Asana можно с медицинской карточкой. В комментариях сотрудники добавляют всю историю изменений и новую информацию, а также оставляют нужные ссылки. В итоге у вас перед глазами будет полный анамнез того, что происходило с задачей.
Как сэкономить время, работая с проектами в Asana, в чем преимущества Premium-версии и как НКО могут приобрести ее со значительной скидкой, предлагаем почитать в этом материале.
Еще один инструмент для дистанционной организации работы в команде Trello. С его помощью можно распределить задачи-карточки по тематическим доскам. Хорошо подойдет тем, кто привык структурировать свои планы с помощью разноцветных стикеров, приклеенных на монитор компьютера. Но учитывайте, что у сервиса были проблемы с утечками данных. Особенность приложения Trello позволяла находить коммерческую информацию, которую ее владельцы не планировали разглашать. В неприятную ситуацию попала и ООН, случайно опубликовав пароли и внутренние документы из-за некорректной настройки Trello. Поэтому советуем использовать сервис для личной, а не командной работы, и не размещать на досках важную информацию.
Небольшим организациям также можно посоветовать «Планфикс». Платформа объединяет в себе таск-менеджер, CRM систему и приложение для организации документооборота. Бесплатный тарифный план ограничен пятью сотрудниками, большим командам придется приобретать доступ к сервису. «Планфикс» в своей работе использует фонд «Нужна помощь». С помощью платформы команда автоматизировала все шаблонные процессы, в первую очередь – заполнение и согласование бесконечных документов. А еще упростила финансовую аналитику, связав «Планфикс» с системой 1С и банком-клиентом.
Еще по теме: Как Фонд «Нужна помощь» победил хаос благодаря «Планфиксу»
Календари и трекеры
Google Календарь – удобный и доступный инструмент для долгосрочного планирования. Сервис помогает правильно формировать свой график, не забывать о важных чатах и проектах, распределять время в течение недели или месяца. С помощью календаря можно создавать приглашения и отправлять их коллегам. Если человек примет приглашение, перед видеоконференцией или чатом ему придет уведомление с напоминанием о событии. Особенно удобно для тех, у кого напряженный график и большое количество звонков каждый день.
Для удаленной командной работы важна и еще одна функция календаря. Наверняка некоторые планерки и чаты вы с командой проводите регулярно в одно и то же время. В календаре вы можете установить повторяющиеся мероприятия. Это сэкономит вам время – не придется каждую неделю создавать одно и то же событие в календаре.
В потоке дел, особенно если вы только перешли на дистанционную работу, легко забыть о чем-то важном. Для записей лучше использовать онлайн-ежедневник. Бумажная записная книжка может быть привычней, но она не напомнит вам о том, что ровно в час дня вы должны позвонить своему партнеру или отправить нужное письмо. Один из самых популярных планировщиков Wunderlist позволяет создавать задачи, устанавливать время их выполнения и сроки оповещения. Если вам важнее удобная навигация по задачам, используйте приложение RedNotebook. В нем есть облако тегов, что позволяет быстро находить нужную информацию по всему дневнику.
Еще по теме: Все идет по плану: почему пора отказаться от бумажного ежедневника
Если вы переживаете, что вам будет сложно перестроиться на удаленную работу и вы будете часто отвлекаться на посторонние дела, можете воспользоваться тайм-трекером Toggl. Это сервис, ведущий учет времени. По сути это таймер, который вы включаете и выключаете самостоятельно. Коротко описываете вашу задачу, нажимаете кнопку «пуск», а как только закончили или отвлеклись – кнопку «стоп». У сервиса есть и дополнительные функции, он адаптирован к работе с проектами любой сложности. В Toggl можно организовать командную работу, когда руководитель имеет полное представление о времени, потраченном на ведение задач всеми сотрудниками во всех проектах.
Видеочаты и конференции
Для нерегулярных онлайновых встреч маленькой команды или видеоконференций с небольшим числом участников подойдет инструмент Jitsi Meet. Воспользоваться сервисом можно бесплатно и без обязательной установки на ваш сервер. Также не потребуется ничего регистрировать и настраивать: достаточно любого браузера и подключения к Интернету. Для шифрования голосовых сообщений Jitsi использует открытый стандарт шифрования ZRTP, безопасность текстовых сообщений обеспечивает алгоритм сквозного шифрования. Текстовые логи, а также аудио- и видеозаписи ваших чатов в Jitsi не ведутся.
Для более сложных задач лучше использовать Zoom. Сервисом стоит воспользоваться, если вы планируете провести полноценный вебинар или серьезные переговоры. Бесплатный тариф покрывает потребности средней организации. Если потребуются более продвинутые функции, то НКО могут воспользоваться платным доступом со скидки по программе Teplodigital.
Google и Microsoft из-за распространения коронавируса временно предоставили бесплатные тарифы для служб совместной работы G Suite и Microsoft Teams. В частности, пользователи G Suite смогут бесплатно организовывать телеконференции на 250 человек. Также на время эпидемии Google сделал бесплатным доступ к премиум-функциям сервиса для видеоконференций Hangouts.
Наконец, со своей аудиторией можно общаться с помощью прямых трансляций на YouTube. Простой, бесплатный и, казалось бы, очевидный инструмент, о котором, однако, можно забыть. Для доступа достаточно иметь аккаунт или почту на Gmail. Учитывайте только, что для проведения трансляции нужно подать заявку и подождать ее одобрения, которое придет в течение суток.
Общая работа над документами
Для совместной работы над документами можно использовать Google Диск, которым и так, вероятно, многие пользуются. Это облачное хранилище информации, из которого можно сделать полноценное удаленное рабочее место. Просматривать и редактировать файлы могут одновременно несколько человек. Открыть общий доступ можно и к отдельным Google документам. Использовать можно как угодно: редактировать и согласовывать тексты, вести заметки с онлайн-встреч, совместно составлять планы мероприятий и контент-планы.
Если хочется попробовать что-то новое, обратите внимание еще на один инструмент для совместной работы над документами Dropbox Paper. Принципы работы похожи. Но учитывайте, что зарегистрироваться в сервисе придется всем сотрудникам, иначе вы не сможете пригласить на созданную страницу и создавать и редактировать контент. Из плюсов – можно добавлять картинки, файлы, видео, списки задач и комментарии.
Цифровая безопасность
Даже при внеплановом и спешном переходе на удаленную работу, как сейчас это происходит во многих организациях из-за коронавируса, не забывайте о цифровой безопасности. При выборе сервисов обращайте внимание на юрисдикцию, то есть в какой стране разработан продукт. А также на отсутствие непременной привязки к телефонному номеру и поддержку шифрования. Больше советов о том, как выбрать безопасный чат для команды, ищите в статье Сергея Смирнова, консультанта и тренера по цифровой и комплексной безопасности для команд некоммерческих организаций и независимых журналистов. Все материалы по цифровой безопасности вы найдете в нашей подборке.
Поделитесь с нашей редакцией в комментариях, а какими онлайн-сервисами пользуется ваша команда?