Карантин из-за коронавируса в России пока не объявлен. Но работодатели все равно стараются по возможности поддерживать самоизоляцию и переводить сотрудников на удаленную работу. При этом многие компании оказались не готовы к введению строгих ограничений. Даже если вы и ваши коллеги еще ходите в офис, пора подготовиться к возможному карантину. Как перевести сотрудников на удаленную работу, юрист Оксана Гордиенко рассказала журналисту Екатерине Ульяновой.
Для начала стоит понимать, что на сотрудников, работающих удаленно, распространяются нормы трудового законодательства. А перевод на дистанционную работу не может быть основанием для снижения заработной платы, если работник выполняет тот же объем обязанностей. Общие положения о дистанционной работе прописаны в статье 312.1 Трудового кодекса РФ.
В частности, в ней говорится, что условие для выполнения трудовой функции и взаимодействия между работодателем и работником – использование Интернета или других сетей общего пользования. Поэтому перед переводом сотрудников на карантин также советуем проверить, готова ли ваша команда к удаленной работе. Например, у всех ли сотрудников есть доступ к онлайн-инструментам для совместной работы, таким как Asana, Slack, Zoom, Jitsi Meet.
Чтобы оформить штатных работников на «удаленку» в связи с коронавирусом, Оксана Гордиенко советует придерживаться следующего алгоритма.
- Работодателю необходимо издать локальный нормативно-правовой акт по организации в форме приказа или распоряжения. В документе необходимо указать, на какой период, по какой причине, с какой целью сотрудников переводят на дистанционную работу. И сообщить, какие меры предпринимает работодатель для защиты своих работников в связи со сложившейся ситуацией.
- Работодателю в приказе необходимо указать, переходит ли весь штатный состав или его часть на удаленный дистанционный режим работы. Это могут быть целые отделы или подразделения. Можно приложить к приказу пофамильные списки работников с указанием должности.
- В индивидуальном порядке, до издания приказа, должны быть решены вопросы с посещаемостью офиса тех сотрудников, у которых нет возможности работать удаленно. Например, те, кто не может выполнять свою трудовую функцию без необходимых документов, находящихся в офисе. Таким работникам могут быть установлены обязательные присутственные дни в офисе и дни для удаленной работы (например, понедельник и среда – в офисе, остальные дни – удаленно).
- С приказом или распоряжением должны быть ознакомлены все работники под роспись.
Эксперт также советует внести в правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР) отдельный раздел, предусматривающий порядок перевода или перехода работников на удаленный режим работы в непредвиденных случаях, таких как как случай с коронавирусом.
В этом разделе должны быть перечислены все обстоятельства, при которых работодатель переводит работников на удаленную работу. Обычно это форс-мажорные обстоятельства – катастрофы, наводнения, эпидемии, введение властями режима чрезвычайной ситуации.
«Также в этих правилах надо прописать, какие действия работодатель должен совершить для фактического перевода работников на удаленку. Кратко это издание приказа или распоряжения и доведение его до всех штатных работников под роспись. Чем подробнее и четче будет прописан порядок в документе, тем быстрее этот процесс будет запущен и осуществлен в жизни. Также это избавит работодателя и работника от лишней бумажной волокиты. Например, отпадет необходимость делать дополнительные соглашения к трудовому договору каждого сотрудника, изменяющие режим работы». Оксана Гордиенко
И еще один важный момент. Согласно статье 312.1 Трудового кодекса РФ, если работодатель и удаленный сотрудник обмениваются электронными документами, они должны использовать усиленную квалифицированную электронную подпись. Как получить такую подпись и подписывать с ее помощью документы, подробно описано в этом материале Теплицы.