Все мысли и дела нужно записывать, запоминать и распределять. Для этих целей все еще зачастую используют бумажные ежедневники. Но отвечают ли они всем вашим требованиям, или это просто вопрос привычки? Журналист Теплицы Екатерина Ульянова разбиралась, стоит ли отказаться от традиционных органайзеров и перейти на онлайн инструменты.
Напомнить нельзя забыть
В ежедневник мы записываем ключевую информацию, которая позволяет нам распределять рабочее время. Планируя день, мы просматриваем все текущие задачи. Но в потоке новых дел, звонков и встреч легко забыть о каком-то деле. Бумажный ежедневник никак не сможет напомнить вам о том, что ровно в час дня вы должны позвонить своему партнеру, пока он не улетел на неделю в горы, где не ловит сеть.
Мобильное приложение будет посылать вам уведомления в нужное время, чтобы ни одна задача не осталась без внимания. Например, с этим справится один из самых популярных планировщиков Wunderlist. Он позволяет создавать задачи, устанавливать время их выполнения и сроки оповещения.
Сортируй и разделяй
Чтобы избежать ежедневного аврала, важно расписать еще и персональные задачи. Правда, если вы начнете вносить в бумажный ежедневник личные дела, получится неразбериха. Теперь прибавьте к этой информации все текущие проекты, новые идеи и контакты. Такой объем данных точно нуждается в сортировке.
В бумажном ежедневнике можно использовать разноцветные выделители или закладки. Но пестрые страницы все равно не упростят вам поиск нужной заметки. С этой задачей легко справляются электронные to-do-менеджеры. В приложении RedNotebook есть облако тегов, что позволяет быстро находить нужную информацию по всему дневнику. В планировщик можно заносить события, заметки, и даже копировать ссылки и файлы.
Рисуем стрелки
Планы меняются, встречи переносятся, идеи требуют уточнения. А значит записи в ежедневнике нуждаются в редактировании. Вносить правки в электронном органайзере очень просто. Все записи можно изменять много раз. В бумажном ежедневнике вам приходится ставить пометки на полях, рисовать стрелки и только вам понятные символы. В результате получается что-то среднее между ребусом и картой.
Но нам ведь важно быстро найти нужную информацию и не запутаться в текущих задачах, а не заниматься решением головоломок. Даже самые простые электронные планировщики позволяют редактировать ваши записи неограниченное количество раз. Если вам не нужны дополнительные функции, то обратите внимание на Todolist. В этом ежедневнике также можно хранить рабочие заметки, файлы и списки покупок.
Всегда под рукой
Бумажные ежедневники не разряжаются в самый неподходящий момент, но при этом они достаточно много весят и занимают место в сумке или рюкзаке. Если у вас несколько рабочих встреч в течении дня и нужно, чтобы информация всегда была под рукой, придется возить с собой увесистый органайзер. Взять с собой зарядку или аккумулятор намного проще.
Большинство электронных планировщиков кроссплатформенные. Их можно установить на компьютере, планшете и мобильном телефоне. Данные будут синхронизироваться. Вы сможете делать заметки можно во время совещаний или мероприятий. Вся информация сохранится в приложении, а открыть ее можно будет на любом устройстве. PlanNote будет хранить ваши заметки в облаке, и вы получите доступ к одинаковому списку задач на всех гаджетах. Для подключения нового устройства нужно просто считать QR-код.
Один за всех
Над проектами работает команда, и периодически возникает необходимость передать задачу кому-то другому. А иногда вам просто нужно поделиться с коллегами важной информацией. Если данные записаны в обычном ежедневнике, то вам придется отрывать страницы или просить людей скопировать нужный текст. Отследить статус выполнения задачи в таком формате невозможно.
Электронные to-do-менеджеры позволяют в режиме онлайн делиться с коллегами или семьей любой нужной информацией. Просто откройте доступ к своему листу задач и работайте в команде. Планировщик LeaderTask подходит для ведения личных и рабочих дел. Приложение позволяет раздавать поручения и контролировать их выполнение. Внесенные в задания правки отображаются у всей группы. А редакция Теплицы использует в работе Asana — планировщик, который создан как раз для командной работы. В менеджере задач есть своя система инструментов, которые помогают распределять текущие дела между сотрудниками и следить за их выполнением.
Ручная работа
Единственное, в чем приложения уступают бумажным органайзерам, в них нельзя писать ручкой. Для кого-то этот вопрос может стать принципиальным. Процесс письма – это развитие моторики и своеобразный способ медитации. Вспомните хотя бы закорючки и рисунки, которые вы рисуете в блокнотах в момент задумчивости.
Кстати, ученые тоже отмечают, что ручка может быть полезней клавиатуры. Исследование Принстонского и Калифорнийского университетов показало, что писавшие от руки студенты лучше понимают материал и помнят больше информации. Но технологии решили и эту задачу. Уже появился Rocketbook Wav – бумажный блокнот, заметки из которого отправляются в облако. Использовать его можно много раз, чернила исчезают со страниц под воздействием тепла. Положите блокнот в микроволновку и начинайте все с чистого листа.
Это лишь некоторые преимущества to-do-трекеров. А еще электронные менеджеры задач не испортятся, если их случайно испачкать или залить водой. В онлайн планировщиках не закончатся страницы. Вы можете выбрать приложение, которое отвечает вашим представлениям об удобстве интерфейса и соответствует выполняемым задачам.
