Процессы важнее, чем программное обеспечение и инструменты, которые вы выберете для команды. Такой совет дал Стас Моисеев, руководитель исследовательского направления в компании Aventica и преподаватель Высшей школы экономики и школы креатива ИКРА, на митапе Теплицы социальных технологий «Под лавиной аврала: как все успевать».
Cтас Моисеев поделился с участниками встречи опытом ведения параллельных проектов и способами, повышающими личную эффективность. Митап прошел 28 января 2019 года при поддержке Impact Hub Moscow.
Aventica – исследовательская и продуктовая компания, которая помогает крупнейшим банкам, государственным учреждениям, промышленным компаниям и девелоперам создавать востребованные продукты и сервисы. В своих исследовательских проектах Aventica использует принципы и инструменты управления командами в IT-разработке. Это помогает выстраивать более гибкие рабочие процессы и эффективно распределять задачи внутри проектных групп.
«У нас в одной компании работают более 70 человек: это исследователи, дизайнеры, разработчики. Мы обычно ведем параллельно 10-15 проектов на разных стадиях реализации. Мы работаем также с городскими администрациями, где есть тендерные процедуры, сложные согласования, и все это действительно разные графики, разные истории, которые необходимо как-то согласовывать». Стас Моисеев
Как все организовать
Аврал бывает контролируемым и неконтролируемым. Контролируемый аврал возникает из-за потери времени в ходе рабочих встреч, совещаний, не отлаженных процессов внутри команды.
Неконтролируемый аврал происходит внезапно. Вы двигаетесь по графику проекта, и вам неожиданно нужно сделать непредсказуемую срочную работу по нему. Каждый из двух типов аврала нуждается в своем подходе.
Зачастую при росте команды процессы, построенные для 5-10 человек, перестают работать для 15-30.
«Например, вы по-прежнему встречаетесь на собраниях всей командой в 15 человек. На самом деле теперь это значит, что вы тратите все вместе 30 часов в неделю на собрания, а эффективности они больше не имеют. Или вы по-прежнему пытаетесь зафиксировать все проекты на обычной доске, хотя уже три месяца понимаете, что ничего не влезает, ничего не видно, и люди не успевают следить за тем, что происходит». Стас Моисеев
Решения, которые сработали в Aventica
- Отменили встречи всей команды, которые были два раза в неделю. В результате высвободили до 8 рабочих часов.
- Стали обсуждать общекомандные вопросы на одной еженедельной общей встрече.
- Ввели чек-листы.
- Формализовали документы и создали единую систему названий и хранилище для документов.
- Сделали отдельную доску с задачами для менеджеров.
- Создали общий календарь (Outlook, Google Calendar, Яндекс.Календарь).
- Стали использовать Trello для управления проектами и создали отдельную доску, где видно, кто чем занимается сегодня и у кого есть время в случае аврала.
Делегирование задач
Делегирование задач зависит от структуры команды и кто кому подчинен. Распределив задачи между загруженными и не загруженными сотрудниками, вы сможете разобраться с авралом.
«Очень часто вы не можете делегировать не потому что системы нет, а потому что боитесь. Боитесь, что этот человек не потянет, сомневаетесь, что ему можно такое доверить, что он справится. Но если вы не делегируете, люди никогда не будут делать то, что вы от них ждете». Стас Моисеев
Новым сотрудникам или тем, кто начал заниматься новыми для себя задачами, следует объяснять, что нужно делать. Это необходимо, чтобы рабочий процесс не сбивался и выстроенная ранее работа продолжалась. В этом могут помочь чек-листы.
Также необходимо передавать знания и экспертизу внутри команды, чтобы новички не делали тех же ошибок, которые вы совершили три или пять лет назад. Как это сделать?
- К примеру, вы можете завести корпоративный Wiki-документ, который доступен всем и обновляется. В Wiki можно описать все HR-процессы для новичка: как завести календарь, как завести почтовый адрес, к кому пойти, если необходимо получить компьютер, или как вызвать корпоративное такси. В рабочей Wiki сфокусируйтесь на тех инструкциях, которые решает 80% часто возникающих проблем. Для поддержания Wiki в рабочем состоянии важно, чтобы каждую неделю дежурный обновлял ее и добавлял свежую информацию.
- Для создания общего информационного поля для команды в Aventica используется Telegram-канал, где все могут постить интересные для команды новости.
- Проводите мастер-классы, встречи, где будете рассказывать другим отделам, что у вас получилось или нет в проекте. Например, исследователи могут дать методологию IT-специалистам для проведения своих тестов.
- Если перед вами проект, который нужно делать в короткие сроки, то желательно вначале представить, в каком виде вы его будете сдавать. Чем раньше у вас будет заполняться структура отчета, тем проще вам будет его сводить в один документ в конце проекта.
Более подробно про советы Стаса Моисеева относительно личной эффективности смотрите в небольшом видео с лекции.
Рекомендуемые программы
- Онлайн-курс по личной эффективности
- Google Keep, Evernote для записей
- Trello для управления проектами
- Яндекс.Вики для корпоративных инструкций