Теплица приглашает организации и проекты вместе разработать и настроить системы управления работой волонтеров (условно называемые нами “volunteer management system”). На мастерской IT-специалисты и тренеры помогут разобраться и отстроить основные процессы: от точки входа волонтеров в проект до хранения данных и трекинга задач. Такие системы и решения помогут вашему проекту координировать работу команды при распределении задач среди десятков или сотен людей. Мероприятие пройдет онлайн, с 11 по 16 декабря 2023 года. Мастерская проводится при поддержке ОВД-Инфо.
Кому будет полезно участвовать
В мастерской могут принять участие координаторы волонтерских групп, сообществ, некоммерческих организаций и медиапроектов. Это будет полезно, если вы хотите провести аудит ваших процессов по работе с волонтерами и подобрать цифровые инструменты. Мы приглашаем проекты, которые либо еще не внедряли инфраструктуру для работы с волонтерами, либо хотят изменить текущие решения.
Что такое системы управления работой волонтеров
Системы управления работой волонтеров или volunteer management system представляют собой инструменты и методы для эффективной координации, назначения задач, отслеживания прогресса и обеспечения взаимодействия волонтеров с организацией. Это путь, который каждый раз проходят волонтеры организации: от знакомства и онбординга до получения задачи, обратной связи и выхода из проекта.
Очень часто простые технические решения могут заметно облегчить жизнь координаторам и всей организации. Например, связанные между собой таблицы, чат-боты и таск-трекеры — очень доступные и эффективные инструменты для работы.
Диана Каримова, координатор волонтеров в ОВД-Инфо
Как будет проходить мастерская
Для участия в мастерской необходимо заполнить заявку, рассказать о вашей организации и описать, какую задачу вы хотите решить с помощью мастерской. Для этого не нужно обладать специальными техническими навыками, но если в вашей команде есть IT-специалисты, это будет большим плюсом.
Все участники будут проходить верификацию. Мы будем стремиться создавать безопасное пространство, а также следовать правилу неразглашения процессов и итогов без разрешения участников. Если у вашего проекта высокий уровень риска (например, антивоенный или правозащитный проект) — отметьте это в анкете. Организаторы индивидуально обсудят возможности анонимного участия.
На мастерской вас ждет серия вебинаров и практических задач на следующие темы:
- Обзор правовых рисков и подбор мер безопасности в работе с волонтерами и командами
- Мотивация и стратегии работы с волонтерами и коммьюнити волонтеров
- Инструменты для работы с волонтерами: телеграмм боты, таск-трекеры, базы данных, внутренние и внешние «базы знаний», а также то, что позволяет автоматизировать рутинные задачи
Организаторы свяжутся с вами и обсудят возможность реализации идей на мастерской. После аудита ваших потребностей, они сформируют команды из представителей проекта и двух или трех IT-волонтеров (разработчиков, UX/UI дизайнеров, аналитиков, специалистов по безопасности или других специалистов). Совместная работа позволит найти цифровые решения для проектов, доработать их и запустить в течение двух месяцев. Команда Теплицы будет помогать продюсировать проекты и подготовит их к запуску.
Главный тренер мастерской — Диана Каримова, координатор волонтеров в ОВД-Инфо. Вместе с другими приглашенными тренерами и специалистами Теплицы Диана поможет командам проектов разобраться в темах и методах работы с волонтерами.
Требования к участникам
— Заполненная заявка. Заявки будут отбираться как на основе информации об инициативе и организации, так и на основе ваших потребностей и задач, которые вы ставите на мастерскую.
— Готовность работать над проектом не только во время мастерской, но и после. А также готовность внедрить и запустить проект в течение двух месяцев и выполнить KPI, заявленные на мастерской.
Мастерская пройдет онлайн 11–16 декабря 2023 года. Команды будут работать дистанционно, поэтому от каждого проекта может участвовать любое количество членов команды. Важно, чтобы они были вовлечены в работу все дни мастерской. Расписание мы сформируем вместе с командами. Подать заявку можно до 5 декабря. По вопросам участия или проведения мастерской пишите Лене Закировой, координатору волонтерских проектов Теплицы, на почту [email protected]