В этом материале мы разобрались, как легко перейти на электронную подпись документов с помощью сервиса DocuSign. Напомню, что сервис позволяет загружать документы, ставить на них свою предварительно в этом сервисе созданную подпись, отправлять документы на подпись другим людям и следить за статусом документа.
А теперь интересное. Насколько вся эта it-красота работает в России? Технически оно, понятно, работает. А что с юридической стороны? Юристы Теплицы социальных технологий проанализировали DocuSign на применимость к современному российскому законодательству. Получились следующие факты.
1. Правовой статус сервиса DocuSign в России в настоящее время не определен
В России существует свой сервис электронного документооборота (ЭДО) со своими операторами электронного документооборота, своей сертификацией и криптографией. DocuSign не интегрирован в российский ЭДО, что затрудняет пользование им при подписании документов в настоящее время.
2. Сервис DocuSign точно можно использовать как цифровое факсимиле
Факсимильное воспроизведение подписи гражданское законодательство признает аналогом собственноручной подписи. Сам смысл понятия «факсимиле» оно не раскрывает, поэтому воспользуемся такой формулировкой: «факсимиле – штамп, обеспечивающий точное воспроизведение собственноручной подписи должностного лица и служащий для удостоверения его полномочий».
Факсимильное воспроизведение подписи может использоваться при оформлении документов, как и собственноручная подпись. Но случаи применения факсимиле, которые прямо предусмотрены законодательством, немногочисленны. Поэтому на практике очень часто возникает вопрос, в отношении каких документов проставление факсимиле допускается, а в каких случаях лучше воздержаться от его использования и требовать «живую» подпись.
Российское законодательство допускает использование факсимиле при оформлении некоторых видов документов (часть 2 статья 160 Гражданского кодекса РФ). Одним из инструментов для проставления факсимиле (в том числе для создания шаблонов и обмена документами) является сервис DocuSign.
3. Как цифровое факсимиле DocuSign можно использовать в договорах гражданско-правового характера
Для того чтобы использовать DocuSign в режиме факсимиле, обе стороны договора должны согласиться использовать факсимиле. Для этого в договоре необходимо в обязательном порядке это отразить.
Вот как, например, это можно сделать: «В соответствии с п. 2 ст. 160 Гражданского кодекса РФ Стороны соглашаются при подписании настоящего договора и приложений к нему использовать факсимильное воспроизведение подписи с помощью средств механического или иного копирования, либо иного аналога собственноручной подписи, в том числе при помощи сервиса DocuSign. При этом договор и любые приложения к нему, подписанные факсимиле, имеют такую же юридическую силу, как и с обычной подписью».
Либо стороны заключают между собой отдельное соглашение, в котором прописывают договоренности об использовании факсимиле, включая согласие обеих сторон, виды документов, признаваемых юридически значимыми с факсимильной подписью, возможные случаи использования факсимиле и иные условия, которые стороны посчитают необходимыми.
Кроме этого, мы советуем зафиксировать возможность использования факсимиле в учетной политике организации, внутренних приказах и положениях организации. Также можно обозначить определенный круг лиц, которые будут допущены к использованию факсимиле и нести ответственность.
4. DocuSign нельзя использовать для проставления факсимиле на первичных документах бухгалтерского учета
Факсимильное воспроизведение подписи запрещается использовать, когда это прямо предусмотрено законом или правовыми актами. Например, в соответствии с письмом Министерства налоговой службы от 1 апреля 2004 года: «факсимиле не допускается использовать на доверенностях, платежных документах, других документах, имеющих финансовые последствия».
Единого мнения по этому вопросу нет, и споры ведутся до сих пор. Высказываются разные мнения, с разных позиций – налоговиков, судов. Например, в части проставления факсимиле на счетах-фактурах есть два совершенно противоположных мнения. Договоры, которые могут быть заключены между сторонами с проставлением факсимиле, могут быть абсолютно разными.
Потенциально это все те договоры, которые предусмотрены Гражданским кодексом РФ. Например, любые возмездные и безвозмездные договоры, купля-продажа, поставка товара, мена, дарение, государственные контракты, аренда, подряд. Кроме того, Гражданский кодекс не содержит абсолютно все типы существующих договоров. Стороны могут заключать любые, например, смешанные договоры, которые содержат в себе признаки нескольких видов договоров.
Помимо этого, запрещается проставлять факсимиле:
- на заявлениях, подаваемых физическими и юридическими лицами в органы государственной власти и местного самоуправления;
- на первичных документах бухгалтерского учета, например, накладных, счетах-фактурах, путевых листах. В соответствии с п. 2 ст. 9 Закона «О бухгалтерском учете» первичные учетные документы принимаются к учету лишь в случае содержания в них личных подписей лиц, ответственных за совершение хозяйственных операций, и правильности их оформления;
- на актах выполненных работ или актах сдачи-приемки оказанных услуг, так как данный документ является документом, имеющим финансовые последствия, – оплата работ/услуг;
- на карточках с образцами подписей, подаваемых в банк;
- на конкурсной документации при проведении аукционов, торгов, тендеров, если в правовых актах, определяющих порядок их проведения, прямо предусмотрен запрет на использование факсимиле;
- при заключении трудовых договоров и оформлении приказов о приеме на работу.
Исключения составляют случаи заключения трудового договора о дистанционной работе (статья 312.1 Трудового кодекса РФ), когда стороны используют усиленную квалифицированную электронную подпись для подписания и обмена документами; - на документах, оформляемых в нотариальном порядке в присутствии нотариуса.
Кроме этого, призываем быть осторожными и проявлять должную осмотрительность при оформлении документов налогового законодательства.
5. DocuSign отвечает требованиям неквалифицированной электронной подписи (но есть нюанс)
Электронная подпись, проставленная с помощью сервиса DocuSign, соответствует требованиям статьи 11 Федерального закона от 06.04.2011 «Об электронной подписи», а именно подпадает под определение неквалифицированной электронной подписи (НЭП), а именно:
- требование закона – «получена в результате криптографического преобразования информации с использованием ключа электронной подписи». Да, у DocuSign это есть. Несмотря на то, что пользователь проставляет только свою подпись, одновременно добавляется еще и криптография;
- требование закона – «позволяет определить лицо, подписавшее электронный документ». Да, DocuSign позволяет определить подписанта;
- требование закона – «позволяет обнаружить факт внесения изменений в электронный документ после момента его подписания». Да, DocuSign позволяет это сделать;
- Требование закона – «создается с использованием средств электронной подписи». Да, DocuSign использует средства электронной подписи.
Иными словами, российское законодательство предполагает, что зарубежные электронные цифровые подписи могут быть использованы. Однако мы полагаем, что российскими судами сервис DocuSign не будет квалифицирован как подпадающий под определение неквалифицированной электронной подписи (НЭП). Что, в свою очередь, будет нести существенные риски по использованию сервиса DocuSign.
6. Российское законодательство признает электронные подписи иностранного государства
Это установлено частью 1 статьи 7 Федерального закона от 06.04.2011 «Об электронной подписи». Часть 3 статьи 7 говорит о том, что «признание электронных подписей, созданных в соответствии с нормами права иностранного государства и международными стандартами, соответствующими признакам усиленной электронной подписи, и их применение в правоотношениях в соответствии с законодательством Российской Федерации осуществляются в случаях, установленных международными договорами Российской Федерации.
Такие электронные подписи признаются действительными в случае подтверждения соответствия их требованиям указанных международных договоров аккредитованной доверенной третьей стороной, аккредитованным удостоверяющим центром, иным лицом, уполномоченными на это международным договором Российской Федерации, с учетом настоящего Федерального закона» (часть 3 статьи 7 соответствует положениям Типового закона ЮНСИТРАЛ от 05.07.2001 «Об электронных подписях», подписанного в Вене).
Иными словами, электронная подпись иностранного государства будет признана и ее законное применение будет оправдано только в том случае, если это установлено международными договорами РФ.
7. DocuSign использовать можно, но пока только для факсимиле
Команда Теплицы рекомендует использовать сервис DocuSign для проставления факсимиле. Так вы сможете отказаться от бумажного документооборота и упростить процедуру подписания документов. Но для проставления цифровых подписей сервис пока мы не рекомендуем.
Итак, выводы
И все же. Как разгрузить работу организации, если полностью перейти на электронные подписи пока не получится? В силу ограничений закона, например. Но ведь в любой работе есть масса документов, где нужна подпись. И не обязательно это учетные документы, подпадающие под требования закона. Это могут быть различные анкеты, формы, согласования внутренней работы. Те документы, где подпись нужна, но они по факту не являются отчётными документами.
Тогда можно хорошо разгрузить документооборот, согласуя эти моменты через DocuSign. В вашей организации наверняка есть такие бумаги, которые уже давно можно перевести в электронный вид, соблюдая при этом требования законов.
К тому же напомню, что для НКО есть и весомая финансовая выгода. Теперь российские некоммерческие организации могут получить доступ к сервису с помощью программы TeploDigital.