Показать сторонникам результаты работы, поделиться успехами, поблагодарить партнеров — все это задачи, с которыми может справиться годовой отчет вашей организации. При условии, что вы правильно выбрали формат и структуру, поработали с данными и наглядно показали свои успехи. Как составить годовой отчет, рассказывают журналистки Теплицы Анна Боброва, София Горовая и Екатерина Ульянова.
Содержание
Целевая аудитория отчета
У годового отчета сразу несколько функций. В первую очередь, это инструмент прозрачности. Некоммерческие организации обязаны ежегодно предоставлять отчеты в Минюст (документ публикуется на сайте ведомства). Такой отчет состоит из цифр. Некоторые организации дублируют отчет для Минюста на сайт и таким образом закрывают для себя вопрос с публичной отчетностью. Но в таком случае организация упускает возможность использовать отчет для коммуникация с партнерами и донорами.
Отчетность помогает выстраивать более близкие и доверительные отношения с тем, кто поддерживает организацию. Жертвователи только из отчетов видят, как их деньги помогли подопечным организации. Чем прозрачнее работа организации, тем больше к ней доверия. Поэтому можно рассматривать отчетность как благодарность донорам и партнерам и способ укрепить с ними отношения. Годовой отчет также может стать инструментом поиска новых сторонников и партнеров, если в нем в доступном формате будут показаны все результаты работы организации.
Специалисты «ЦРНО» и организации «Эволюция и Филантропия» считают, что при создании отчета можно ориентироваться на следующие целевые группы:
- учредители и члены попечительского/консультативного совета;
- клиенты организации (фактические и потенциальные получатели услуг);
- доноры;
- государственные органы и учреждения;
- партнеры (настоящие и будущие);
- сотрудники, волонтеры и члены организации;
- другие НКО;
- соискатели, желающие работать в вашей организации;
- средства массовой информации;
- широкая общественность;
- исследователи.
Данные из отчета помогают и во внутренних коммуникациях организации. Сотрудники больше узнают о работе друг друга. Данные из отчета можно брать при составлении заявок на гранты или предоставлять как ознакомительный материал для новых сотрудников. Данил Краморов, руководитель отдела привлечения ресурсов и PR «Ночлежки», говорит, что годовой отчет всегда лежит у него под рукой.
Там полная информация о стоимости проектов, там я могу посмотреть список партнеров и многое другое. То есть это важный внутренний инструмент, с помощью которого можно узнать все детали работы других отделов.
Структура годового отчета
Форматы отчета могут быть разные: презентация, файл, отдельный лендинг, видеоотчет, рассылка, карточки. При выборе формата отчета лучше отталкиваться от предпочтений вашей аудитории или предполагаемого объема отчета. Например, если вы знаете, что аудитория реагирует на видео, то можно сделать видеоотчет. И конечно, стоит учитывать масштаб организации. Если вы только недавно открыли НКО или у вас было мало проектов, скорее всего, достаточно будет подготовить презентацию.
Можно придумать и креативный формат отчета. Команда фонда «Второе дыхание» два последних годовых отчета делала в формате модного глянцевого журнала. «Деятельность «Второго дыхания» связана с модой, поэтому нам показалось, что это будет удачная метафора. Это отражается не только на оформлении, но и на содержании разделов. Например, мы включили в отчет «рекламу» на целые развороты, использовав социальную рекламу фонда. Сделали рубрику «события в городе», обзор качественного нон-фикшена об устойчивом развитии. Нам было важно, чтобы отчет был интересен даже тем, кому неинтересно, чем занимается фонд, чтобы он был не только про нас», — рассказывает глава фонда Дарья Алексеева.
У разных организаций свое мнение насчет объема смысловой части отчета, но главный принцип — отчет должен быть соразмерен организации. К примеру, в «Ночлежке» годовой отчет состоит из сотни страниц. Данил Краморов объясняет, что фонд старается и в этом вопросе опираться на опыт бизнеса, где отчеты могут состоять и из нескольких сотен страниц.
Структура отчета должна быть логичной и понятной и для постоянных доноров, и для тех, кто впервые узнает о вашей организации. Обязательно стоит написать название и реквизиты, миссию и цели, перечислить основные проекты, мероприятия, объем поступлений и трат за год. Важно написать про волонтеров организации, если они есть. Упомянуть их имена в списке благодарностей или в части, посвященной волонтерскому участию.
Если вам важно поблагодарить партнеров (компании и медиа), не забудьте про них. Расскажите про совместные акции, добавьте страницу с логотипами ключевых партнеров. Еще в отчете можно рассказать несколько историй ваших подопечных, чтобы наглядно показать, кому и как вы помогали.
При структурировании материалов для отчета Дарья Алексеева опирается на теорию изменений. Сначала команда «Второго дыхания пишет об импакте — социальных изменениях, к которым идет организация, глобальных целях. Эту информацию лучше разместить в разделах о цели и миссии организации. Затем сотрудники рассказывают об outputs, то есть о том, что было сделано: сколько мероприятий проведено, какие проекты реализованы, сколько в них было участников. У всех outputs должны быть outcomes — прямые следствия достигнутых результатов.
Самая распространенная проблема в отчетах — это то, что информация перепутана, непонятно, что из чего следует. А еще хуже, когда outputs (количество мероприятий и активностей) указаны, а что из них следует — нет. В конце концов, мы пишем о ресурсах — что было вложено (деньги, силы, время). Это тоже часть теории изменений, ведь без ресурсов ничего бы не было.
Больше всего вопросов могут вызвать разделы с доходами и расходами организации. Их нужно структурировать и наглядно показать. Поэтому лучше не писать одну цифру, а разделять ее на разные статьи доходов и расходов.
По совету специалистов ЦРНО и «Эволюции и филантропии» в разделе с ходами можно выделить следующие источники поступления средств:
- пожертвования от доноров;
- членские взносы;
- доходы от коммерческой деятельности НКО;
- денежный эквивалент «натуральных» вкладов.
В разделе с расходами можно рассказать отдельно про ваши программы (и сколько на них было потрачено). Например, если организация закупает медицинское оборудование, финансирует исследования и адресно помогает подопечным, будет логично озвучить расходы на каждое направление отдельно.
Еще этот раздел можно выстроить постатейно. Вот какие пункты можно выделить в таком случае:
- прямые расходы на программы;
- оплата труда;
- оплата аренды и коммунальных платежей;
- расходы на производство товаров/услуг;
- административные и офисные расходы;
- командировочные и транспортные расходы;
- расходы на публикации, печать.
Подготовка команды
Почти каждый сотрудник проекта обычно так или иначе задействован в создании отчета. Ведь этот документ кратко охватывает целый год работы, а значит, каждый передает для него данные. Чаще всего организации разделяют нагрузку по созданию отчета одним из нескольких способов:
- отчетом полностью занимается сотрудник (или группа сотрудников) фонда;
- часть работы выполняет сотрудник фонда, а другую часть — нанятый на проект специалист (дизайнер, редактор, копирайтер, верстальщик) или профессиональный волонтер;
- фонд полностью передает создание отчета исполнителям, «под ключ».
«В подготовке текстовой части отчета участвуют руководители всех департаментов: финансовый директор курирует подготовку финансовой части, программный — собирает информацию от коллег по проектам фонда. Последние три года сведением всего этого занималась я. Отчеты читают и сотрудники фонда, и им важно увидеть в нем «свой» кусочек работы: это сделал я, это мой проект. Поэтому мы организуем работу таким образом, чтобы на стадии сбора информации каждый сотрудник мог внести свой вклад и рассказать о каком-то важном событии, изменении, которое случилось в течение года. Так вся история становится более достоверной», — делится своим опытом Дарья Алексеева.
Чтобы облегчить себе работу над документом, лучше еще в начале года создать отдельную папку для годового отчета в облачном хранилище. В нее все сотрудники будут складывать материалы, которые пригодятся при написании и верстке документа: фотографии, релизы, цитаты, графики, логотипы. Так в начале следующего года вы не будете лихорадочно вспоминать все события и мучительно искать одно изображение по всем коллегам.
Если вы решили попросить волонтера поработать с отчетом, помните, что человек занимается помощью в свободное от работы время. Поскольку волонтер не связан никакими обязательствами с организацией, он или она могут передумать или не закончить отчет по личным причинам. Стоит оценивать риски и не загружать одного волонтера большой работой.
Команда «Второго дыхания» привлекала дизайнера, редактора и иллюстратора для создания отчета на коммерческой основе. В 2020 году эта работа стоила фонду около 60 тысяч рублей. В этом году фонд решил работать с внешними специалистами, которые будут делать отчет «под ключ». По предварительным подсчетам, работа будет стоить около 200-300 тысяч рублей.
Чтобы найти волонтера для небольших задач по отчету, можете воспользоваться платформой «IT-волонтер», созданной для помощи некоммерческим проектам. На платформе можно написать заявку и получить помощь программиста, дизайнера, журналиста, копирайтера или фоторедактора.
Форматы и инструменты
Итак, с аудиторией и структурой определились. Теперь пора выбрать формат и инструменты для создания отчета. Есть несколько основных способов подготовить отчет: сделать лендинг, сверстать все в PowerPoint или Word (затем сохранив в PDF) или использовать специальный онлайн-конструктор. Например, конструктор фонда «Нужна помощь».
Выбор инструмента во многом зависит от размеров организации и масштабов ее работы. Поэтому важно оценить свои ресурсы и подумать, как именно вы будете распространять готовый отчет (от этого тоже зависит выбор инструмента).
Рассмотрим каждый вариант подробнее.
Лендинг
Вариант трудозатратный, но зато есть возможность сделать «с нуля» и адаптировать страницу под запросы организации. Такой вариант подойдет скорее крупным НКО, у которых много проектов и задач. Но и небольшие организации могут сделать лендинг с простой навигацией. Например, с помощью бесплатного конструктора сайтов «Кандинский». Он разработан специально для некоммерческих организаций, а благодаря редактору Gutenberg можно легко редактировать нужные блоки. Естественно, подойдут и другие конструкторы сайтов, такие как Wix или Tilda.
Презентация
Более простой вариант. Этот вариант подходит небольшим организациям. Но и тут может понадобиться помощь дизайнера, чтобы ваша презентация выглядела лаконично и современно.
Готовый шаблон
Можно использовать и готовый шаблон. Конструктор для создания отчета есть у фонда «Нужна помощь». Инструмент бесплатный, поэтому подходит организациям с небольшим количеством ресурсов. При этом конструктор унифицирован и включает в себя определенные разделы. И крупная НКО, скорее всего, не сможет уместить всю свою деятельность в эти разделы. А небольшой организации, у которой немного ресурсов и опыта, наоборот, удобно использовать готовую форму. Ее уже проверили на своем опыте другие организации, и в ней перечислено все, что необходимо включить в отчет.
Тестовый файл
Вариант для тех, кто решил сделать отчет, в котором будет больше текста и меньше визуального оформления. В таком случае можно отказаться от стандартного документа Word и потестировать программы для верстки. Пожалуй, самая популярная из них — Adobe InDesing. Несколько важных моментов. Программа не самая простая и лучше заранее посмотреть видеоуроки и понять, как ей пользоваться. Инструмент платный, но есть пробный период (его как раз можно использовать для годового отчета и решить, хотите ли вы пользоваться дальше). Можно воспользоваться и другими сервисами, например, Overleaf. Шаблоны Academic Journal и Poster отлично подходят для отчета.
Менеджер проекта «Ядро» фонда «Нужна помощь» Наталия Гришина считает, что нельзя однозначно советовать какой-то один инструмент, исходя из размеров и ресурсов НКО. Важно понимать задачи, которые команда организации планирует решить с помощью отчета.
Например, конструктор «Нужна помощь» изначально создавался, чтобы сделать работу НКО открытой и прозрачной для доноров и благополучателей. Читатели отчета должны понять, какая миссия, какие цели и задачи у организации, какие проекты и результаты. В итоге донор может принять решение, делать ли пожертвование.
А на лендингах, например, можно добавить интерактивные элементы и взаимодействовать с читателями. Если у вашей организации есть такая задача, то, возможно, стоит отдать предпочтение этому инструменту.
Подумайте, какие у вас цели, какую информацию надо отразить и каким образом вы можете представить ее в хорошем виде. В каждом случае нужно смотреть индивидуально. Например, если в НКО есть специалист по Power Point, может, он создаст отличную презентацию (даже для крупной организации) — удачную визуально и решающую поставленные задачи.
Визуализация и оформление
В каком бы формате вы ни решили делать отчет, скорее всего, для работы вам понадобятся дополнительные инструменты. С их помощью можно будет визуализировать данные, отредактировать данные, сделать шаблоны, добавить иконки и QR-коды.
- Построить графики и диаграммы. Чтобы наглядно показать доходы, расходы или другие важные цифры, можно использовать Datawrapper или Tableau.
- Обработать фото. Снимки, которые понадобятся для отчета, могут быть разного качества. И лучше их дополнительно обработать. Для этой задачи подойдет сервис Canva.
- Сделать шаблоны. Если вы хотите сделать врезки для вашего отчета с цитатами или цифрами, воспользуйтесь программой Figma.
- Выбрать иконки. Если вы хотите упросить навигацию по отчету и «отбить» некоторые пунктами иконки, обратите внимание на библиотеку сервиса Noun Project.
- Создать QR-коды. Если вы хотите добавить ссылки в свой отчет (особенно, если вы решите его напечатать), можно добавить QR-коды. Выбирайте любой бесплатный генератор или скачивайте плагин для Figma.
- Проверить текст. Текст для отчета должен быть грамотным и легко читаемым. Убрать канцелярит, проверить типографику и найти ошибки помогут сервисы: «Главред», «Типограф» и «Орфограф». Больше советов и инструментов для работы с текстом смотрите здесь.
- Добавить интерактивные карты, таймлайны. Инструменты для тех, кто решит делать лендинг. На страницу с отчетом можно будет добавить интерактивные инструменты: карты и таймлайны. С их помощью получится просто и наглядно рассказать большие истории. Инструменты, которые помогут с этой задачей, — Timeline JS и Storymap JS.
Есть еще одна группа инструментов. Это те сервисы, которые помогут вам организовать командную работу.
- Хранить материалы для отчета. Лучше всего это делать в облаке. Создайте папку, например, на Google Диске. Только внимательно следите за безопасностью, давайте доступ к документам только тем коллегам, которые будут с ними работать. Чувствительные данные лучше зашифровать.
- Создавать структуру отчета. Чтобы вместе с командой «поштурмить» над отчетом и наглядно составить его структуру, стоит воспользоваться сервисом Miro.
- Ставить задачи для коллег. Для того, чтобы разбить большую работу на отдельные задачи, используйте таск-менеджеры, например, Trello или Asana.
Примеры удачных отчетов
В своем Telegram-канале «Лайфхаки фандрайзинга» основательница «Клуба фандрайзеров» и ментор по фандрайзингу Анастасия Ложкина регулярно рассказывает про годовые отчеты и публикует хорошие примеры. Мы попросили Анастасию выбрать несколько наиболее удачных отчетов российских и зарубежных НКО за последние годы и рассказать об их сильных сторонах.
Благотворительный фонд «Арифметика добра» (2019 год)
У этого отчета единая концепция: карта метро, где каждая линия — программа фонда, а каждая станция метро — ее элемент. Таким образом схематично виден весь объем деятельности организации, графически показан подход фонда к проблеме сиротства. С помощью графики также доносится идея, что все программы сложные, но объединяются одной целью.
Кроме того, в отчете использован правильный подход к финансовой отчетности: отражена деятельность за несколько лет, расписаны источники и каналы поступления средств. А все программы раскрываются не сухим текстом, а через отзывы и истории людей.
Благотворительный фонд «Даунсайд Ап» (2018-2019 гг.)
На четвертой странице этого отчета важный раздел — «Социальная ценность деятельности фонда». Раскрыто схематично, и из этой схемы понятно, что делается, какие у организации есть направления, какие результаты по каждому из них. Это особенно ценно сегодня, когда все больше сторонников и доноров интересуются социальным эффектом и долгосрочным результатом некоммерческих организаций.
Фонд «Навстречу переменам» (2019 год)
Здесь также акцент на том, как команда фонда измеряет социальный результат. В отчете они рассказывают про результаты участников их программ, раскрывают это с разных сторон. В результате видна динамика, вклад организации в решение различных проблем и тот социальный результат, на который направлена НКО.
Перейти к отчету.
Charity: Water (2020 год)
Это лаконичный отчет, в нем всего 17 страниц. Но каждая страница максимально насыщена нужной информацией: раскрыты миссия, импакт, виден масштаб работы организации. И сделано все это через истории и фотографии. Правильно сделан и акцент на финансовой составляющей, уверена Анастасия: команда организации раскрывает отдельно административные расходы — сколько тратится на мероприятия, сколько на зарплаты, какая доля затрат на программную деятельность.
CODE2040 (2018 год)
Отчет в виде лендинга, динамичный, есть единая концепция. Через этот отчет сотрудники рассказывают, какие произошли изменения в подходах к решению социальных проблем у организации, какая была миссия, как она изменилась, к какому импакту они сейчас приходят.
Есть в этом отчете и раздел, который популярен за рубежом, — diversity stats. В нем отражена статистика, насколько разные люди работают в организации и получают от нее помощь — по полу, расе и национальности, сексуальной ориентации, наличию или отсутствию инвалидности.
Phoenix (2020 год)
Удачно выполнена инфографика: графически раскрывается деятельность организации — на кого направлена, что делают, сколько собрали. И в итоге, несмотря на то, что отчет короткий, из него понятна вся суть. Это удобно в современном мире, когда у людей нет времени на длинные тексты и важно коротко и понятно донести до сторонников, во что их вовлекают.
Дополнительные материалы (скачать)
Чеклист и рабочая тетрадь помогут вам систематизировать все то, о чем мы рассказали выше. В чеклисте вы можете отмечать выполненные пункты и следить за процессом работы над отчетом. Рабочая тетрадь нужна для работы с командой, отвечайте на вопросы вместе с коллегами и составляйте свой идеальный годовой отчет. Пусть все получится!
