Автоматизация рабочих процессов — важный этап для любой организации. Документооборот, отчетность и систему постановки и выполнения задач лучше автоматизировать на ранних этапах, но не стоит бояться начинать цифровизацию и после многих лет работы. Так вы сможете избавиться от многих рутинных дел, освободить время для более важных задач и работать эффективнее и масштабнее.
Как и любое изменение, автоматизация может проходить непросто как для руководства, так и для команды. Чтобы минимизировать стресс, лучше всего готовиться к началу автоматизации заранее. Рассказываем, за что в первую очередь браться, какие процессы налаживать и как подготовить команду.
Изучите процессы
По мнению директора по инновациям Теплицы Дениса Ягодина, в первую очередь следует изучить, какие внутренние процессы организации требуют больше всего ресурсов. Это может быть работа с документами, общение с волонтерами или подопечными, системы планирования задач, телефон горячей линии или работа с донорами.
Софья Жукова, исполнительный директор фонда «Нужна помощь», с начала 2021 года проводит глобальную автоматизацию процессов. По словам Софьи, в «Нужна помощь» большинство процессов изначально были автоматизированы, но за время существования организации появились новые возможности для оптимизации, а сам фонд расширился. Софья составила и отправила анкету всем сотрудникам фонда с просьбой описать задачи, которые требуют автоматизации, указав приоритетность и желательные дедлайны. По полученным пожеланиям Софья составила задачи для разработчиков, а команда подготовилась к предстоящим изменениям.
Наладьте коммуникации
Второе направление, на которое следует обратить внимание, — это цифровые коммуникации. У многих НКО и социальных проектов до сих пор нет сайта или не налажена работа социальных сетей, что сказывается на коммуникациях. Именно присутствие организации в Интернете настроить будет легче и быстрее всего: сделать сайт на конструкторе «Кандинский», рассказать на нем о миссии организации, обязательно добавить контакты, ссылки на социальные сети (и не забывать вести их) и настроить сбор пожертвований с помощью плагина для некоммерческих организаций «Лейка».
Не требует особых усилий перевод общения сотрудников в специализированные приложения типа Slack и настройку системы планирования задач, например, Trello или Asana. Базовые версии этих систем бесплатные и закроют потребности команды на первое время.
Оптимизируйте email-рассылки
Далее идут процессы, требующие более серьезной настройки и времени на внедрение. Денис рекомендует особенно обратить внимание на email-рассылки. «Это очень эффективный и до сих пор недооцененный способ коммуникации. Кроме самой информационной части, это позволяет отслеживать статистику прочтения, открытия сообщений и конверсию перехода по ссылкам в письмах», — объясняет Денис Ягодин.
Справка
Совет Теплицы — это рубрика, в которой наша команда и другие эксперты коротко отвечают на основные вопросы сотрудников некоммерческого сектора и активистов. Если вы хотите что-то спросить у сотрудников Теплицы или узнать о чем-то более подробно, напишите нам в социальных сетях.