При работе в условиях большой текучки кадров, часто встречающейся в волонтерских проектах, бывают ситуации, когда человек уходит и с ним пропадает информация: чем закончился определенный проект, какие были договоренности, иногда даже пароли для входа в аккаунты организации. Команда в лучшем случае неприятно поражена. Кому-то из сотрудни*ц приходится тратить время, чтобы собрать по крупицам информацию или делать все заново…
Теплица рассказывает, как грамотно попрощаться с сотрудни*цей в ситуации с текучкой кадров и не потерять чувствительные данные.
До начала работы
Когда вы выбрали сотрудни*цу или волонтер*ку, но еще не начали работу, рекомендуем не сразу бросаться в омут совместного труда, а письменно зафиксировать условия. Это может быть неофициальный документ, но все же нечто детально прописанное. В таком документе должно быть указано, какова задача сотрудни*цы, из каких этапов она состоит, какие сроки и ожидаемый результат.
Второй документ, который хорошо иметь и составить вместе или обсудить с сотрудни*цей, — правила работы в организации: что принято делать, если задача не двигается, где письменно фиксируются результаты и с какой частотой.
Приведем пример успешного кейса, анонимизировав по просьбе участни*ц проект и их самих.
Организации N нужно было подобрать таск-трекер. Организация оставила заявку на платформе поиска IT-волонтеров itvist.org. Волонтер Василий быстро откликнулся, и команда проекта была этому очень рада — своими силами они бы не потянули эту задачу! Команда пригласила Василия на звонок по онбордингу. На нем они обсудили два документа. Первый — описание и детали задачи; Василий уточнил некоторые моменты по ТЗ и сказал, в какие сроки он сможет выполнить задачу. Второй — правила работы. Стороны договорились, что Василий сам будет писать еженедельный отчет в проекте Asana, а если отчета не будет, они будут связываться лично и уточнять все детали. Вопросы по задаче договорились обсуждать на еженедельных созвонах. «Напарницей» по задаче от команды выступила Юлия, которая уже 5 лет работала в организации и знала все нюансы…
А теперь — неудачный кейс.
Задача была такая же, заказчиком выступала организация X, а волонтера звали Юрий. Коллеги были настолько рады, что наконец нашли специалиста, что сразу скинули ему информацию для работы, не проводя никакого онбординга. Это было лишь начало неприятностей…
Во время работы
Главное — придерживаться протокола. А именно: использовать менеджер паролей и документировать процесс (например, в той же Asana).
Кроме этого, необходимо сделать так, чтобы в курсе хода и результата задачи было как минимум два человека из проекта.
Когда работа началась, дело остается за малым — придерживаться договоренностей. Если вы договорились использовать менеджер паролей, нужно убедиться, что он используется, а у специалиста есть к нему право доступа. Если вы договорились созваниваться каждую неделю в понедельник — четко соблюдайте эту договоренность. Если договорились использовать Asana для отслеживания прогресса, дайте доступ к задаче, куда будет заноситься информация по исполнению.
Кроме инструментов и правил важно использовать и «человеческий инструмент» — о прогрессе по задаче должен знать как минимум еще один член команды.
Вернемся к удачному кейсу организации N и волонтера Василия.
Как мы помним, им требовалось подобрать тасктрекер. После онбординга Василий начал работу над задачей. В первый понедельник после онбординга Юлия напомнила о созвоне, прислала ссылку, и наши герои обсудили задачи на неделю. Еженедельный звонок поставили как повторяющееся событие в календарь. В Asana тоже работалось удобно: Василий задавал возникающие у него вопросы, а в первую пятницу опубликовал список из подобранных решений…
В организации Х из неудачного кейса все сначала складывалось вроде бы терпимо. Юрий работал так, как привык: автономно, никому не отчитываясь. Ушел исследовать тасктрекеры. С момента последнего общения прошло две недели, когда организация Х вспомнила о договоренности с волонтером. Заместительница СЕО Наталья написала Юрию, чтобы уточнить, как идет работа. Он ответил: «В процессе». Наталья предложила созвониться, чтобы обсудить прогресс и его вопросы, но Юрий был немногословен: «Это неэффективно». В организации решили, что не будут тревожить уважаемого технического специалиста и подождут результата. Через неделю Наташа написала Юрию снова, но не получила никакого ответа. Добавила его в друзья в соцсетях, но там тоже в ответ была тишина…
После того, как совместная работа окончена
Независимо от того, волонтер*ка ли у вас или штатн*ая сотрудни*ца, перед расставанием сделайте качественный оффбординг и договоритесь, что в случае необходимости вы можете обращаться с дополнительными вопросами, хоть человек уже не будет у вас работать.
Для выполнения первого условия (оффбординг) примите следующие меры. После того, как работа по проекту закончится и специалист*ка будет готов*а покинуть проект, попросите провести вас по тому, что получилось сделать, рассказать, с какими партнерами на чем остановились, показать, где находятся доступы. В общем, получите максимум информации, которая пригодится тем, кто будет работать над проектом после ухода штатно*й сотрудни*цы или волонтер*ки. Поэтому договоритесь, в течение какого времени и каким способом (мессенджер? почта?) вы сможете обращаться с уточняющими вопросами.
На оффбординге предупредите специалист*ку, что вы закрываете доступ к рабочим материалам — и это стандартная практика, ничего личного. После разговора обязательно поменяйте необходимые пароли и удалите сотрудни*цу из списка людей с доступом к документам и аккаунтам…
В организации N все кончилось хорошо. Волонтер Василий успел выполнить все, что от него ждали, раньше времени. На последнем звонке с командой он и Юлия, пользуясь ссылками из Asana, рассказали команде, к выбору какого таск-трекера они пришли и как им пользоваться. Юлия понимала, какие следующие шаги ей нужно будет сделать после того, как Василий покинет проект, и договорилась со специалистом, что, если возникнут вопросы, она задаст ему их в Telegram.
А организация Х снова постит объявление о поиске волонтер*ки — с той же задачей. В течение двух месяцев Юрий так и не вернулся с ответом. Команда не знает, какая работа была сделана, какая нет, но выданные ему пароли пришлось оперативно менять — на всякий случай.
