Чем дольше работает организация, тем больше запросов к ней приходит и тем сложнее становится справляться со всеми процессами вручную. Команда НКО оказывается в сложном положении: хочется помочь большему количеству людей, но ресурсов не хватает. Выход есть: оптимизировать работу можно с помощью цифровых инструментов. Команда программы «Токио» объясняет, какие проблемы решает цифровая трансформация.
Как это работает
Цифровая трансформация НКО — это увеличение социального воздействия организаций за счет использования цифровых технологий. Работает это просто: цифровые технологии используются для создания или изменения рабочих процессов НКО, приводят к их оптимизации, повышают KPI сотрудников и дают нужный эффект.
В современных условиях ни один сектор не может позволить себе оставаться статичным. Цифровая трансформация достигла НКО так же, как и других секторов экономики. Некоммерческие организации могут обращаться к технологиям, способным повысить ценность каждой организации. Используя их, легче адаптироваться к новой реальности и добиваться своих целей.
Интеграцией цифровых решений можно решить множество проблем в рабочих процессах НКО. Вот лишь самые распространенные из них:
- документы все время теряются;
- новые сотрудники долго разбираются, что к чему;
- входящие документы обрабатываются вручную, и это занимает слишком много времени;
- нет упорядоченности в коммуникации: каждый общается там, где ему удобно.
Эффект от оптимизации внутренних процессов организации сказывается и на ее конечном социальном вкладе. Допустим, можно автоматизировать процесс сбора данных для годового отчета. Это освободит время сотрудников организации и даст им возможность выполнить другие задачи — например, ответить на запросы большего количества благополучателей.
Зачем описывать рабочие процессы
Описание рабочих процессов — это список последовательности действий сотрудников при выполнении определенных задач в форме схемы и текста. Этот инструмент используется для анализа и оптимизации процесса работы. Описание позволяет зафиксировать на бумаге рабочие процессы «как есть» и «как хочется».
Сам факт тщательной фиксации со ссылками на необходимые формы или документы уже сократит время на погружение в работу новых сотрудников. Описание процессов как часть процесса цифровой трансформации также помогает понять, какие этапы работы нужно автоматизировать в первую очередь. Кроме того, схематичное описание процесса работы может быть более удобно для технических специалистов.
Описать процессы команда НКО может самостоятельно или с помощью стороннего эксперта — специалиста, который свободно разговаривает на языке сотрудников НКО и может «перевести» на технический. Чтобы описанный процесс был действительно рабочим инструментом, важно через некоторое время сверить получившееся описание с реальностью и поправить его в тех местах, которые были зафиксированы некорректно.
Как внедрять инструменты
Внедрение — процесс подбора, покупки, установки и настройки цифрового инструмента, который решает задачу, стоящую перед НКО. Обычно внедрением занимается технический специалист, работающий с одним или несколькими цифровыми и информационными инструментами.
Кроме использования существующих инструментов возможна также разработка инструментов под нужды организации. Успех и скорость внедрения и разработки зависят от того, насколько четко сотрудники НКО сформулировали задачу. В этом может помочь курс Теплицы о том, как работать с IT-специалистами.
Новые технологии и цифровая трансформация могут вызывать страх и панику, могут становиться самоцелью. Но на самом деле все должно быть иначе. Технология — полезный инструмент, который берет рутину на себя и позволяет сосредоточиться на выполнении вашей миссии. В основе цифровой трансформации лежит возможность наладить диалог, объединить сообщества и предложить новые подходы к проблемам.
Эффективность цифровой трансформации легко измерить, сравнив количество времени, потраченного на задачу, и количество участвующих в процессе коллег до и после внедрения технологического решения. Например, после внедрения личных кабинетов жертвователей количество обращений к команде благотворительной организации «Ночлежка» сократилось до минимума. Это позволило сотрудникам освободить время для других важных дел. Подробнее об их опыте автоматизации рутинных задач — в материале Теплицы.
Материал подготовлен при поддержке «Токио» — команды цифровой трансформации Теплицы социальных технологий. Сейчас многие сервисы закрывают работу с клиентами из России. Команда цифровой трансформации готова бесплатно помочь вашей НКО с настройкой собственного или арендованного сервера и необходимых вам альтернативных open source решений для командной работы.
Заполните заявку для работы с нами.