Вы собираетесь провести онлайн-мероприятие. Вебинар, воркшоп, конференцию, словом, что-то побольше, чем скромная встреча друзей или коллег. Советы для гостей опубликованы здесь, а что насчет организаторов? Как помочь гостям чувствовать себя в комфорте и безопасности?
Почему это важно
Безопасное пространство — корректное обращение с персональной информацией, уважение к частной жизни, недопущение на встречу провокаторов и хулиганов, препятствование утечкам данных. Онлайн-мероприятие проходит в спокойной, доверительной, комфортной обстановке. Людям проще обсуждать проблемы, которые касаются их лично, их друзей, коллег и организаций, в которых они работают. В целом онлайн-мероприятие становится эффективнее, а репутация организаторов улучшается: видно, как они заботятся о своих гостях.
Вашему вниманию предлагается чеклист из 12 самых важных пунктов, связанных с безопасностью. Если вы организуете онлайн-мероприятие, попробуйте следовать этим советам для создания безопасного пространства.
1. Собирайте минимум данных
Запрашивайте у будущих участников/участниц только те данные, которые нужны для подготовки и проведения встречи.
Что вы получите. Запрос дополнительных данных может восприниматься как ненужное, инвазивное действие, а то и вторжение в частную жизнь. Много полей в анкете — дольше регистрация, выше вероятность формальных ответов. Запрашивая идентифицирующие данные, вы становитесь оператором персональных данных со всеми вытекающими из законодательства обязанностями.
Спросите себя: «Действительно ли нам нужны данные в таком объеме? Можно ли достичь той же цели, собирая меньше данных?».
2. Будьте осторожны со ссылкой на мероприятие
Распространяйте индивидуальные ссылки (если платформа позволяет) и/или позаботьтесь о том, чтобы снизить риск публикации ссылки в открытом доступе.
Что вы получите. Меньше вероятность, что к вам на онлайн-мероприятие придут неадекваты и провокаторы, и вам придется решать непростые проблемы во время встречи.
3. Подумайте о том, чтобы разрешить анонимное участие
Что имеется в виду: позволить людям участвовать во встрече под псевдонимами.
Что вы получите. На ваше онлайн-мероприятие смогут прийти люди, которые опасаются преследований за гражданскую активность (из таких стран, как Беларусь, Россия, Китай и др.) Люди будут чувствовать себя свободнее, выражая свои мысли.
Иногда речь идет о частичной анонимности. Участник (участница) сохраняет свою анонимность по отношению к другим гостям, но организаторы его (ее) идентифицируют. Это вполне нормальная практика.
4. Не раскрывайте личности ваших гостей без их согласия
- Не требуйте включать камеры и микрофоны.
- Если соблюдаете анонимность, следите за тем, чтобы не называть людей по именам и вообще не идентифицируйте их.
- Не заставляйте людей представляться и рассказывать о себе, если им это некомфортно.
Что вы получите. То же, что и выше (см. пункт про анонимность).
Добавим: участники могут испытывать неловкость, если в кадр будут попадать какие-то личные вещи, например, фотографии на стенах или предметы быта. Находясь дома, люди могут быть одеты по-домашнему, освещение может быть не лучшим и так далее.
(Исключение, когда видео может быть важно для безопасности: если требуется идентифицировать тех, кто явился на онлайн-мероприятие, и анонимность лишена смысла. Обычно такое происходит на маленьких закрытых встречах, где все знают друг друга).
5. Создайте правила обработки данных
Напишите, какие данные собираются, в каких целях, сколько будут храниться, как будут обрабатываться. При регистрации на онлайн-мероприятие берите у людей информированное согласие на обработку их данных.
Что вы получите. Выше уровень понимания и доверия аудитории, современный и ответственный подход к обработке данных, больше уважения со стороны гостей, соответствие вашей деятельности требованиям законодательства о персональных данных.
Не забудьте добавить контакт адрес человека, к которому можно обращаться с вопросами и просьбами.
6. Создайте правила безопасности мероприятия
В таких правилах устанавливается неприятие харассмента, оскорблений, вторжения в частную жизнь. Довольно часто сюда включают элементы политики Chatham House: можно использовать информацию встречи, но нельзя рассказывать за пределами встречи о ее участниках/участницах. Тем более не надо делать скриншоты или записывать звук.
Что вы получите. В целом то же, что и в предыдущем пункте. Вы уважаете своих гостей — гости уважают вас.
Как и с правилами обработки данных: не забудьте добавить контакт человека, которому можно задать вопрос или обратиться с информацией об угрозе безопасности.
7. Будьте готовы рассказать о своем статусе
Онлайн-мероприятие может быть организовано или спонсировано кем-то, кто получил от российского государства стигматизирующий ярлык «нежелательной организации», «террориста», «экстремиста», «иностранного агента» и т.д. Если это про вас, подумайте, как вы предоставите эту информацию потенциальным участникам/участницам.
Что вы получите. Для некоторых гостей прийти на такое онлайн-мероприятие — риск. Вы даете им возможность оценить этот риск заранее и таким образом заботитесь об их безопасности. Такое поведение хозяина встречи вызовет уважение у гостей.
В анонсах мероприятий информацию о ярлыках обычно не сообщают, но по запросу выдают.
8. Возможно, стоит организовать верификацию
Подумайте о том, чтобы верифицировать тех, кто регистрируется на онлайн-мероприятие.
Что вы получите. Верификация помогает снизить риски появления провокаторов, хулиганов, просто случайных людей. Гости будут воспринимать онлайн-мероприятие с верификацией как более безопасное для себя.
Иногда верификация и правда не нужна (к примеру, для маленькой частной встречи).
9. Сообщите, планируется ли запись мероприятия
Возможно, лучше не вести запись мероприятия (а также трансляцию или автоматическое AI-стенографирование, если оно доступно на платформе).
Что вы получите. Когда запись отключена, люди обычно чувствуют себя более свободно, легче общаются друг с другом. Вам станет проще обсуждать сложные, конфликтогенные темы.
О том, что ваше онлайн-мероприятие не будет записываться, лучше объявить заранее, в самом начале встречи, а еще лучше в анонсе. Вместо записи можно предложить гостям прислать материалы встречи. Возможно, обработанная выжимка самого главного даже лучше сырого материала. Если запись/трансляция все-таки нужна и планируется, стоит заранее это объявить и уточнить, где эта запись будет храниться и как будет распространяться. В конце встречи можно напомнить, что велась запись. Если она будет где-то опубликована, спросить участников: все ли сказанное они согласны оставить в записи? нужно ли что-то вырезать? Можно предложить ответить сразу или дать какое-то время после мероприятия (не забыть сообщить людям контакты организатора).
10. Избегайте инвазивных форматов, упражнений и вопросов
Под инвазивностью мы понимаем вторжение в частную жизнь, выталкивание на поверхность данных деликатного характера, конфиденциальной информации, некоторых «внутренних» деталей и особенностей работы. «Подвергались ли вы травле и преследованию в социальных сетях?» — пример инвазивного вопроса.
Что вы получите. Более комфортную атмосферу, лучшее вовлечение людей в программу.
Настойчивость со стороны ведущего иногда может даже травмировать. Если опытный ведущий предполагает, что формат, вопрос или упражнение может иметь инвазивный характер (или так восприниматься частью аудитории), такой ведущий предложит желающим не участвовать. Например, если планируется работа в малых группах (где подразумевается общение голосом), а на онлайн-мероприятие придут анонимные участники, имеет смысл заранее объявить, что в групповом упражнении можно не участвовать, если это не комфортно. Опросы лучше анонимизировать. Инвазивные вопросы часто достаточно переформулировать. Например, вместо «Как вы делаете резервные копии у себя в редакции?» можно спросить «Что бы вы посоветовали тому, кто организует резервное копирование у себя в редакции?» Смысл тот же, но вопрос перестал быть инвазивным. Хорошо зарекомендовал себя подход с использованием виртуальных персонажей. Он не просто оживляет беседу, но и четко отвязывает суть вопроса/предложения от участников/участниц и привязывает его к виртуальному персонажу. «Гриша поддался на манипуляции онлайнового мошенника и раскрыл свои пароли. Давайте обсудим, почему это произошло, какими уязвимостями Гриши воспользовался злоумышленник».
11. Назовите людям контакт для обращений
Пусть знают, что с вопросами, предложениями, критикой, жалобами и просьбами они могут обратиться по указанному вами адресу.
Что вы получите. Люди будут знать, что есть канал для обратной связи, что они могут в любой момент повлиять на собственную безопасность.
12. Оперативно реагируйте на обращения участников/участниц
Ни одно замечание не остается без реакции, даже если оно поначалу кажется избыточным или неуместным.
Что вы получите. Ваша эффективная реакция сделает онлайн-мероприятие более безопасным.
Помимо этого чеклиста
Перечисленные 12 пунктов — далеко не исчерпывающий список. Например, организаторам важно позаботиться о безопасности платформы, на которой проводится онлайн-мероприятие. О том, как создавать индивидуальные ссылки и эффективно анонимизировать гостей встречи, на сайте Теплицы есть отдельная статья.