Представляем перевод руководства по эффективному взаимодействию гуманитарных организаций с волонтерами и техническими сообществами (ТС) – “Guidance for Collaborating with Volunteer & Technical Communities”.
“Guidance for Collaborating with Volunteer & Technical Communities” – руководство, предназначенное для гуманитарных организаций, заинтересованных в сотрудничестве с волонтерами и техническими сообществами (далее – ТС). Руководство поможет лучше понять динамику работы с волонтерами и техническими сообществами, поможет организациями точнее формулировать свои запросы и максимизировать эффективность сотрудничества с волонтерами.
Руководство является результатом совместной работы Луис Капело (Luis Capelo, Harvard Kennedy School of Government), Натали Чанг (Natalie Chang, The Fletcher School of Law and Diplomacy) и Андрея Верити (Andrej Verity, Office for the Coordination of Humanitarian Affairs (OCHA) United Nations).
Руководство создано при поддержке OCHA и является частью программы Digital Humanitarian Network по развитию сотрудничества между гуманитарными организациями, волонтерами и техническими сообществами. Руководство доступно по лицензии Creative Commons Attribution 3.0 и доступно на английском и французском языках здесь. Представляем вам перевод руководства на русский язык.
Часть 1. Понимание волонтеров и технических сообществ
Волонтёры и технические сообщества (ТС)
Землетрясение на Гаити в 2010 году радикально изменило способ получения и анализа информации в чрезвычайных ситуациях. Новые технологии, включая сбор данных, определение локации, картографирование, перевод и мониторинг социальных сетей, позволили получать данные из разных источников сразу после катастрофы, а благодаря помощи волонтеров, многие из которых работали их своих домов или офисов, было проанализировано больше информации, чем когда-либо.
Произошедшая катастрофа стала ярким примером того, как технические специалисты могут помогать гуманитарным организациям – от сбора данных до их анализа, как в случаях чрезвычайных ситуаций, так и во многих других ситуациях – от мониторинга выборов до составления программ экономического развития.
Но, несмотря на то, что в последнее время волонтеры и ТС стали активными участниками деятельности гуманитарных организаций, найти для них одно определение достаточно сложно. В широком смысле, волонтеры и ТС могут быть определены как «группы волонтеров, применяющих свои технические навыки для поддержки гуманитарных организаций в их миссии». Некоторые определяют волонтеров и ТС как «сообщества экспертов», в то время, как другие считают, что основной их характеристикой является вера в открытые данные и технологии с открытым исходным кодом.
Если отвлечься от определений, то реальность сегодня такова, что существуют сети волонтеров с техническими навыками, которые готовы помогать, и основная задача заключается в том, чтобы гуманитарные организации и ТС научились лучше понимать друг друга.
Характеристика волонтеров и ТС
Для того, чтобы выстаивать продуктивное взаимодействие с волонтерами и ТС, необходимо понимать, кто они, что они делают и как лучше всего с ними работать. ТС могут сильно отличаться от формальных гуманитарных организаций и взаимодействие с ними требует понимания этих отличий.
Многие ТС подразумевают следующее:
- Идеология открытых источников — данные и информация должны быть открыты и доступны всем. Это не значит, что ТС не работают с ограниченной информацией, но открытость информации и ее защита — это важный момент, о котором организациям и ТС необходимо договариваться в каждом конкретном случае.
- Гибкая структура и иерархия — новые технологии позволяют волонтерам работать, независимо от того, где они находятся. Поэтому, для обеспечения непрерывности рабочего процесса, ТС часто имеют гибкую и горизонтальную организационную структуру и не имеют центрального руководства.
- Коллаборативный рабочий процесс — ТС, как правило, используют инструменты, позволяющие совместно работать в режиме реального времени — Google Documents, Skype и т.д.
- Альтруизм — волонтеры помогают, потому что хотят помочь и верят, что могут своими усилиями сделать мир лучше. Не нужно воспринимать волонтеров, как бесплатную рабочую силу.
- Желание развить свои технические навыки и поделиться ими с другими.
- Энтузиазм по отношению к партнерству — партнерство с гуманитарными организациями дает ТС возможность применять свои навыки и создавать социально значимые продукты и сервисы. Благодаря партнерству технические сообщества могут становиться более профессиональными. В свою очередь, ТС дают гуманитарным организациям возможность экспериментировать с новыми способами сбора, анализа и управления информацией.
Ограничения и возможности для развития
ТС существуют вне формальной традиционной гуманитарной системы, поэтому не имеют доступа ко многим ресурсам и информационным потокам между гуманитарными организациями. Большинство ТС не специализируется в традиционной гуманитарной помощи (например, обеспечении пострадавших едой или жильем), но может оказать «виртуальную» поддержку за счет предоставления информационных продуктов и сервисов.
Некоторые ставят под сомнение надежность волонтеров, подчеркивая, что ТС могут не соблюдать требований относительно безопасности информации или что результат работы волонтеров может не соответствовать ожиданиям. Такие опасения оправданы и, конечно, их нельзя игнорировать, но создание взаимовыгодных рабочих отношений, имеющих четкие правила и менеджмент, может решить все эти проблемы.
Роль ТС в деятельности гуманитарных организаций со временем будет только возрастать — эффективное взаимодействие и опыт совместной работы позволят решать проблемы лучшими из возможных способов, а также создавать новые способы решения проблем.
Часть 2. Руководство для эффективной коллаборации
Данная часть представляет собой практическое руководство по работе с ТС и будет особенно полезна гуманитарным организациям, планирующим впервые работать с ТС.
Коллаборация с ТС
Коллаборацию с ТС можно разделить на четыре этапа: подготовка к работе, активация, работа и завершающий этап.
Подготовка к работе
- Следует наладить взаимодействие с ТС еще до того, как произойдет какая-нибудь чрезвычайная ситуация и понадобится помощь. Это будет хорошим основанием для будущей совместной работы.
- Поймите, как ТС устроено и функционирует — это можно узнать из материалов ТС (сайтов, протоколов, информации о деятельности ТС). Данная информация позволит вам также лучше понять, насколько данное ТС подходит вашей организации.
- Убедитесь, что волонтеры помогают вам именно с теми задачами, с которыми вы не можете справиться сами или с которыми ТС могут справиться намного лучше. Помните, что коллаборация — это не использование волонтеров как бесплатной рабочей силы, а отношения, которые должны приносить пользу обоим сторонам.
Активация
- Назначьте координаторов, которые будут взаимодействовать с ТС. Координаторы должны быть доступны на весь период взаимодействия с ТС.
- Четко обозначьте задания, которые должны быть выполнены, и время, за которое они должны быть выполнены. Для составления заданий и инструкций используйте простой и понятный язык, а также объясните, почему эти задания важны и как они повлияют на общую миссию организации.
- Организуйте рабочее взаимодействие с ТС.
- Вместе с ТС определите необходимое число и профиль волонтеров для обозначенных заданий.
Работа с ТС
- Устраивайте регулярную проверку качества работы, особенно на ранних этапах, когда ошибки можно исправить.
- Сохраняйте важные рабочие материалы (фотографии, письма и т.д.) — это может быть ценным материалом для будущих отчетов и конференций.
- Регулярно давайте волонтерам обратную связь относительно их деятельности и участия в достижении миссии организации. Не забывайте благодарить волонтеров и указывать их там, где это возможно.
Завершение работы
- Проведите завершающую встречу с ТС, подведите итоги работы и решите, будете ли вы делать эту информацию публичной. После завершения работы ТС, как правило, публикуют запись или пост в блоге, где рассказывают об успехах и неудачах проекта. Для организации также важно проводить подобную оценку.
- Волонтеры и ТС обычно не ожидают традиционного вознаграждения. Но публичная благодарность и признание вклада волонтеров — это то, что может и должна делать каждая организация.
Особенности взаимодействия с ТС
Особенности взаимодействия с ТС в каждом случае базируются на потребностях организации и возможностях волонтеров. При обращении за помощью к ТС следует учитывать 4 фактора:
- Информационная сложность. Доступность данных и ресурсов, возможность анализа, язык и тема — эти то, что во многом определяет сложность работы и требования, предъявляемые к волонтерам.
- Количество волонтеров. Количество волонтеров во многом определяется количеством данных, которые нужно обработать, и срочностью задания. При этом, важно учитывать возможности организации в управлении и координации волонтеров.
- Интенсивность вовлечения в работу. Разные проекты требуют разной интенсивности управления и степени вовлеченности. В некоторых случаях достаточно встречи с координатором раз в неделю, в других требуется постоянная доступность. Организация и ТС должны обговорить свои ожидания в начале работы. Необходимо также определить временную протяженность работы.
- Возможности волонтеров. Очень важно определить, что должны уметь волонтеры для успешного завершения миссии. Например, геоданные требуют волонтеров с опытом работы с ГИС, а перевод документов — волонтеров со знанием соответствующих языков.
Пример
Представленный ниже пример представляет собой гипотетическую ситуацию, в которой организации может понадобиться сотрудничество с ТС. В примере отображены все стадии взаимодействия с ТС.
Пример:
Организация, которой требуется помощь, — это Большая Международная Здравоохранительная Организация (БМЗО). В стране произошло землетрясение и БМЗО решает обратиться к ТС за помощью в предоставлении специальной информации о расположении полевых госпиталей.
Заключение
Взаимодействуя с ТС, гуманитарные организации становятся более открытыми и коммуникативными. Поощряя организации к тому, чтобы быть более открытыми, ТС не только служат катализатором культурных изменений – они создают среду, в которой возможны социальные инновации.
Более того, поощряя организации становиться более прозрачными и делиться информацией, волонтеры могут улучшать свои знания и навыки, что мотивирует их помогать в дальнейшем и позволит им помогать еще лучше и эффективнее.
Организациям же следует не забывать благодарить всех тех людей, которые им помогают.